Prix d’une machine à café en entreprise : comment l’estimer

Découvrez comment estimer le prix de la machine à café d’entreprise idéale en 5 étapes, du calcul du coût du café par tasse jusqu’à l’entretien !

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Ce n’est plus à prouver, la pause café au travail est un véritable stimuli pour la productivité et le bien-être des salariés. Cependant, ce moment de détente a un coût. Qu’il s’agisse de la machine, du café, de la maintenance, des consommables, il y a de nombreux paramètres à prendre en compte afin de faire les meilleurs choix pour sa société. Découvrez comment estimer le prix de la machine à café idéale pour votre entreprise grâce à nos conseils, afin de contenter vos employés aussi bien que votre comptable !

Étape 1 : Évaluer la consommation de café de son entreprise

Comment calculer la consommation de son entreprise en répondant à 4 questions.

À moins d’interroger chaque salarié sur ses habitudes de consommation de café, il est difficile de définir exactement les besoins de votre entreprise. C’est pourquoi nous avons réuni ici toutes les questions auxquelles vous pouvez répondre sans mobiliser tout un service pour collecter et analyser des données à la pause café !

Les 4 questions à se poser

  • Combien de salariés travaillent dans l’entreprise ?

Le critère le plus important !

  • Combien de jours les employés sont-ils présents on site chaque semaine ?

Si chaque employé dispose de jours de télétravail par semaine, cela fera baisser le nombre de boissons chaudes consommées chaque jour.

  • Combien de tasses par jour par personne ?

Pour répondre à cette question, il faut aussi répondre à la question: quel type de boissons chaudes les salariés préfèrent-ils ?

En effet, si une grande partie de vos collaborateurs trouvent leur boost de caféine dans le thé ou préfèrent le pouvoir calmant d’une infusion, cela diminue considérablement votre budget café. 

Nous avons analysé la consommation de nos 400 entreprises clientes, nous comptons en moyenne 1,8 tasse de café par employé par jour au bureau , en prenant en compte les personnes qui n’en boivent pas du tout !

  • Combien de visiteurs externes visitent l’entreprise chaque jour ?

Si vous recevez souvent des prestataires externes ou des clients, alors il est nécessaire de prendre en compte leur consommation de café afin d’augmenter les dépenses liées et même ajuster le type de machine à vos besoins. 

En moyenne, on compte 0,5 tasse par visiteur externe.

Le calcul magique

Pour avoir votre consommation journalière, le calcul final se fait donc comme ceci:

  1. Nombre de tasses bues par des employés au bureau =
    ( [Nbre d’employés] X [Nbre de jours au bureau par employé] X [Nbre de tasses par employé]) / 5 (jours ouvrables)
  2. Nombre de tasses bues par des externes = [Nbre de visiteurs externes par jour] * 0,5

Un exemple réel chiffré

  • 30 employés dans l’entreprise
  • 3 jours de travail au bureau (2 jours de télétravail par semaine)
  • 4 visiteurs par jour
  • Nombre de cafés d’employés = (30 * 3 * 1,8) / 5 = 32,4 tasses / jour
  • Nombre de cafés d’externe = 4 * 0,5 = 2 tasse / jour
  • Nombre total de tasses = 34,4 tasses / jour

Maintenant que vous avez estimé le nombre de tasses de café nécessaires pour faire tourner le moteur de votre société, il ne faut pas oublier d’ajouter à la facture les essentiels pour un engrenage bien huilé : 

  • le prix de la machine à café d’entreprise ou le coût de sa location ;
  • les dépenses liées à la maintenance, l’entretien, la garantie de la machine ;
  • les consommables : gobelets, filtres, lait, sucre, etc. 

Nous aborderons ces points dans les étapes suivantes !

Étape 2 : Chiffrer le prix par tasse

Une tasse de café peut être préparée avec différentes moutures et différents types de machines:

  • Café en grains → machine automatique à grains
  • Café moulu → percolateur
  • Dosettes / pads → machine Senseo
  • Capsules → machine Nespresso Pro

En bref, voici le résumé du coût du café pour une tasse:

Café en grainsCafé moulu DosettesCapsules
≈ 0,20 € HT≈ 0,15 € HT≈ 0,10 € HT0,35 à 0,55 € HT

Coût du café en grains

Grains de café, solution économique et de qualité pour la pause café des salariés.
Café en grains pour machine automatique à broyeur intégré.

Le café en grains est l’option la plus qualitative quant à la fraîcheur du café qu’elle produit. Moulu à la demande par une machine automatique à grains ou par un distributeur multi-boissons à broyeur intégré, le café produit est également très économique.

Avec ces machines automatiques, on compte entre 8 et 12 grammes par tasse soit 10 grammes en moyenne. On obtient alors une centaine de tasses de café pour 1 kg de grains.

Si on prend un paquet de notre café Bonobo à 19,95 € HTVA, une tasse revient à 0,20 € environ. On parle ici du prix du café seul, sans autres consommables. 

Coût du café moulu

Le café moulu reste en général assez économique : à qualité égale, le prix au kilo reste le même entre café moulu et café en grains.

En revanche, avec un percolateur, on utilise plutôt 7 à 8 grammes de café par tasse. Donc, 1 kg de café moulu produira environ 130 tasses.

En choisissant notre café Lilith fraîchement moulu à 19,95 € / kg HTVA, vous obtiendrez donc environ 130 tasses à 0,15 € par tasse.

Coût des capsules Nespresso Pro

Capsules Nespresso pour machine professionnelle

Les capsules sont la solution café la plus onéreuse pour votre entreprise. La qualité en tasse est moyenne pour un prix allant 0,35 à 0,55 € par café.

Aussi, c’est la solution comportant le plus fort impact environnemental. À noter que les capsules pour machines professionnelles sont différentes des capsules pour Nespresso domestique.

A lire: Machine Nespresso Professional : avantages et inconvénients

Coût des dosettes Senseo

Moins coûteuses que les capsules, avec des dosettes, votre café vous coûte environ 0,10 € par tasse, néanmoins la qualité en tasse est très basse.

De plus, les machines à dosettes suffiront seulement à des TPE où le besoin journalier en café est inférieur à 10-15 tasses. Au delà, votre machine Senseo ne tiendra pas le coup !

Chez Javry, on ne saurait que trop vous recommander le café en grains. Économique, bien plus écologique que les capsules et les dosettes, et surtout de très bonne qualité, c’est le compromis idéal pour ravir vos salariés et le budget de l’entreprise !

Étape 3 : Choisir la machine à café idéale selon ses besoins

Afin d’adopter la machine à café la plus adaptée aux exigences de votre entreprise, il est nécessaire d’étudier les différentes caractéristiques proposées par les nombreux modèles existants. C’est pourquoi nous avons analysé quatre catégories de machines professionnelles sous les angles pratiques et économiques !

  • En bref
Machine à grains automatiqueMachine à capsules proDistributeur multi-boissonsPercolateur professionnel
AvantagesQualité en tasse élevée
Faible coût par tasse
Robustes
Chacun choisit son café
Qualité en tasse correct
Grand choix de boissons
Faible coût par tasse
Machine pas chère
Grande quantité de café en une fois
InconvénientsCoût d’achat élevé
Même café pour tout le monde
Coût par tasse élevé
Fort impact écologique
Coût d’achat élevé
Entretien fastidieux
Qualité en tasse faible
Gaspillage conséquent
Capacité journalière théorique10 à 200 tassesjusqu’à 150 tasses80 à 400 tassesAutant de fois qu’on refait du café
Prix machine à l’achat300 à 3000 € HT1500 à 2500 € HT2000 à 7000€ HT200 à 500€ HT
Coût par tasse moyen0,23 € HT0,35 – 0,55 €0,21 € HT0,18 € HT

Machine automatique à grains

Machine à café automatique à grains pour entreprise.
Machine à grains Jura X6

La machine professionnelle à grains est le modèle le plus apprécié des véritables amateurs de café. Dotée d’un broyeur, elle moud le café à la demande, pour des boissons riches en saveurs et réconfortantes. À la surprise de certains, le café produit est également très économique. 

Cependant, c’est au moment de l’achat de la machine que le coût impactera le plus votre budget. Cet investissement sera toutefois lissé sur la durée car il s’agit d’appareils robustes, qui, si bien entretenus, feront leurs preuves face au temps. Enfin, la machine peut contenir un seul type de café à la fois, ce qui pourra décevoir ceux qui ont leurs préférences. 

↪️ Retrouvez tous les avantages et les inconvénients de la machine à grains automatique dans notre article dédié !

Machine à capsules

Machine Nespresso professionnelle.
Machine Nespresso Momento

Le célèbre système à capsules s’est fait un nom tout d’abord pour sa facilité d’utilisation. D’un geste, il permet d’obtenir un café correct, avec la possibilité de choisir un café différent pour chaque tasse produite. 

Néanmoins, le prix des machines à capsules professionnelles et des capsules elles-mêmes reste très élevé. En ce qui concerne ces dernières, elles sont 2 fois plus chères que le café en grains. Et c’est sans compter l’impact écologique considérable résultant de leur très faible taux de recyclage. 

Distributeur multi-boissons

Distributeur multi-boissons pour entreprise, permettant de produire du café, des boissons lactés, du chocolat chaud et des soupes.
Distributeur multi-boissons Rheavendors

Le distributeur multi-boissons est un bon compromis pour les moyennes et grandes entreprises souhaitant proposer d’autres breuvages comme du chocolat chaud ou des soupes. Le coût par tasse reste assez faible sur ce type de machines, malgré une qualité correcte en tasse si elles sont dotées d’un broyeur à grains. 

C’est sur le plan de l’achat de la machine que se situe le plus gros de la dépense : l’investissement démarre dans les milliers d’euros. La maintenance de ces modèles constitue un coût supplémentaire à ne pas négliger. 

Percolateur professionnel

Percolateur, appareil servant à produire du café filtré en grande quantité en une fois et le garder au chaud.
Percolateur Bravilor

Le principal avantage du percolateur professionnel est de pouvoir produire une grande quantité de café en une seule fois. Il permettra aux petites entreprises d’éviter le rush à la machine et de garder le café au chaud pendant les creux. Le coût par tasse est faible, étant donné que le café moulu est tout aussi économique que le café en grains, et que la machine est elle-même peu chère. 

Le café filtré obtenu est cependant de moindre qualité. Les amateurs le boiront pour combattre la fatigue mais se languiront d’un véritable espresso. De plus, en préparant une grande quantité de café à la fois, il est courant de gaspiller du café ce qui aura comme impact d’augmenter le coût par tasse sur le long terme.

↪️ Et si vous n’avez pas encore déterminé quelle machine est la plus adéquate, nous vous aidons dans notre article regroupant 15 critères pour choisir une machine à café d’entreprise

Étape 4 : Acheter ou louer ? le vrai prix d’une machine à café d’entreprise

Signature d'un contrat de location de machine à café d'entreprise.
Louer une machine à café d’entreprise, un contrat engageant mais parfois avantageux.

L’achat d’une machine à café d’entreprise représente quoiqu’il en soit un engagement. Il faut être certain de faire le bon choix pour les besoins de sa société, trouver un fournisseur de café, trouver un prestataire pour la maintenance… Plus tard cet investissement portera ses fruits et les coûts opérationnels seront réduits au minimum. Mais quid de la location ? Les contrats paraissent contraignants, pourtant ils peuvent être tout aussi avantageux que l’achat d’un appareil.

En bref

AchatLocation
AvantagesInconvénientsAvantagesInconvénients
choix fournisseurplus ou moins gros investissementpas de trésorerie à avancerpas le choix en fournisseur de café
pas d’engagementremplacement onéreux si machine obsolètecoûts d’entretien réduitscher sur le long terme
rentable sur le long termetemps passé à souscrire aux différents contratsremplacement en cas de panne
contrat d’entretien possiblecontrats flexibles

Achat

À l’achat, une machine à café d’entreprise constitue pour la plupart du temps un certain investissement. C’est le prix de la liberté : vous pourrez ainsi choisir votre fournisseur de café et négocier un contrat d’entretien avec l’entreprise que vous souhaitez. Au fil du temps vous verrez le coût s’amortir et vous jouirez d’une certaine liberté financière en ce qui concerne le budget café de votre société (pour investir dans des cafés premiums par exemple). 

Mais toutes les entreprises ne sont pas capables de débourser en une fois plusieurs milliers d’euros pour abreuver leurs salariés en café. Aussi, lorsque la machine est obsolète ou ne correspond plus aux besoins de l’entreprise (en termes d’effectifs par exemple), il faut de nouveau investir une certaine somme d’argent. Enfin, le temps passé à souscrire aux différents contrats, à rechercher les meilleurs fournisseurs, pourra décourager les petites structures qui n’ont pas de personnel à allouer à ces tâches.

Chez Javry, lorsque vous achetez une machine à café d’entreprise, on ne vous laisse pas dans la nature ! Nous proposons des abonnements de café et des contrats d’entretien pour que vous puissiez obtenir les meilleurs services possibles pour votre machine. 

Location

Si vous ne l’aviez pas envisagée, la location de machine à café pour votre entreprise comporte plusieurs avantages. Hormis le fait qu’il n’y ait pas de trésorerie à avancer pour s’équiper, il est aussi intéressant de constater que les coûts d’entretien sont réduits. En payant chaque mois les services d’entretien, vous n’aurez pas à débourser une grosse somme en cas de réparations. De plus, les contrats sont flexibles pour s’ajuster à vos besoins.

En revanche, les contrats de location vous obligeront à vous fournir en café là où vous louez votre appareil ! Il ne reste plus qu’à espérer qu’ils proposent le futur café favori de vos employés. Enfin, sur le long terme, vous ne verrez pas le budget café baisser. 

Chez Javry, nous proposons une large gamme de machines à café professionnelles de qualité, ainsi qu’un service de location adapté aux besoins de votre entreprise. N’hésitez pas à nous contacter pour obtenir un devis personnalisé et plus d’informations quant à nos contrats !

Avec ou sans monnayeur ?

Vous ne l’avez peut-être pas encore envisagé, mais l’installation d’un monnayeur peut faire la différence entre la possibilité d’acheter et l’obligation de louer une machine à café en entreprise. Vos employés verront d’un mauvais œil le fait de payer leur café au bureau, cependant vous pouvez choisir d’offrir un café par jour par employé et les suivants sont payants, ou bien ne faire payer que les visiteurs. Dans un cas comme dans l’autre, il s’agit d’un moyen d’amortir les frais d’achat ou de location assez répandu. 

↪️ Découvrez notre avis plus complet dans notre article Café en entreprise : gratuit ou payant ?

Étape 5 : Prévoir le coût d’entretien de la machine

Entretien annuel d’une machine à café professionnelle

Lors de l’achat d’une machine à café, souscrire à un contrat de maintenance et dépannage n’est pas obligatoire. Cependant, sur la durée, il pourrait vous économiser une somme d’argent et de tracas considérables. Dans tous les cas, il est nécessaire d’effectuer un entretien régulier de votre machine à café d’entreprise avec les produits appropriés afin d’en assurer la longévité et le bon fonctionnement. 

Le contrat de maintenance et de dépannage

Souscrit automatiquement au moment de la location, et en option lors de l’achat, le contrat de maintenance sera à ajouter au calcul du prix d’une machine à café d’entreprise

Un contrat de maintenance de machine à café coûte entre 150 et 600€ par an selon le modèle. Pour avoir un prix précis, le mieux est de faire une demande de devis.

Ce type de contrat contient en général 3 éléments cruciaux:

  1. Une assurance dépannage: lorsque votre machine est défectueuse, un techinicien vient la réparer
  2. Une machine de remplacement: si la machine doit être réparée en atelier, une machine de remplacement est installée le temps de la réparation
  3. Un entretien annuel proactif: afin de faire un bon nettoyage de printemps, de régler le moulin à café, et de vérifier le bon fonctionnement général

Les produits d’entretien

La plupart des machines à café d’entreprise demandent un entretien régulier. Certaines machines sont quasiment autonomes, d’autres nécessitent un peu plus d’effort et/ou de produits.

Il faut distinguer les machines full automatiques et les distributeurs. Nous ne couvrons pas le cas des machines Nespresso et des machines Senseo car ce n’est pas notre expertise.

Les machines automatiques (Jura, Delonghi, Saeco, …)

Lorsque vous optez pour une machine full automatique, vous allez avoir besoin:

  • de filtres à eau: environ 1 filtre tous les 50 à 300L (en fonction de la dureté de l’eau) ou tous les 2 mois (~30€ / filtre)
  • de pastilles de nettoyage: environ 1 pastille toutes les 150 cafés (~1€ / pastille)
  • de tablettes de détartrage : maximum 3 par mois si vous utilisez des filtres à eau (~2€ / tablette)

Les distributeurs (Necta, Rhea, Bianchi, …)

Les distributeurs multiboissons sont des machines plus simples que les machines à grains full automatiques.

Pour leur coût d’entretien, vous ne devez compter que le changement d’un filtre à eau une fois par an qui coûte entre 70 et 200€ selon la taille.

En effet, les distributeurs à café sont généralement raccordés à une arrivée à d’eau et on place un gros filtre à eau entre la machine et l’arrivée d’eau.

Et pour le nettoyage ? Il ne vous faut qu’un évier et de l’eau:

  1. On ouvre la face avant du distributeur
  2. On détache les pièces qui sont sales
  3. On les rince à l’eau claire sans frotter

Il est important de ne pas utiliser de savon pour ne pas altérer le goût du café. Et il est strictement interdit de frotter avec une éponge car vous allez créer des micro-fissures dans les bacs en plastique et les tuyaux.

Si vos bacs sont abimés ou microfissurés, les poudres de votre distributeur (lait, cacao, …) vont s’accumuler dans ces microfissures et vous allez avoir très rapidement des bouchons dans votre système. Une vraie galère, croyez-nous, on sait de quoi on parle !

Exemple réel d’une entreprise de 30 personnes

Estimer le prix d'une machine à café d'entreprise : étude de cas.
Étude de cas

Prenons le cas d’un client récent chez qui nous avons installé une machine à grains automatique:

  • Une entreprise de 30 personnes
  • avec environ 2 jours de télétravail par employé
  • sans visiteur externe ni client (ou très peu)

Nombre total de tasses par jour: 30 * (5-2) * 1,8 = ~32 tasses par jour

Nombre total de cafés par mois: 32 * 20 jours ouvrables = 640 cafés par mois

En comptant ~10gr de café par tasse, cela signifie qu’il faut 6,5 kg par mois de café.

Ils ont sélectionné notre café Lilith. Ce café propose un prix dégressif sur la quantité: ils font des commandes de 10kg, cela leur revient à 18,95€ / kg.

Annuellement, ils auront besoin de 78kg de café (12 * 6,5kg),

  • Achat de paquets de café: 1475€ / an

Pour leur situation, nous leur avons ont conseillé la machine à grains Jura WE6. Ils ont décidé d’acheter cette machine cash, mais de prendre avec un contrat de maintenance sur 60 mois.

  • Achat de la machine (oneshot): 1300€
  • Contrat de maintenance: 350€ / an

Enfin, calculons les besoins en produits d’entretien.

Pour calculer les besoins en filtres à eau, il faut connaitre la dureté de l’eau (au plus l’eau est dure, au plus vite il faut changer le filtre). Chez ce client, l’eau a une dureté d’environ 20° dH. Il faudra donc changer le filtre tous les ~1000 cafés, donc tous les 1,5 mois.

Ils auront ainsi besoin de:

Pour le nettoyage, avec un total de 7680 cafés sur l’année (640 * 12), ils auront besoin de 51 pastilles de nettoyage:

Je ne compte pas d’opération de détartrage car, si le filtre est remplacé correctement dans les temps, il n’y a pas besoin de détartrage.

Une machine à café Jura WE6 + café + produits d’entretien pour une société de 30 personnes revient donc à:

  • Achat initial de la machine: 1300€
  • Café: 1475€ / an
  • Contrat de maintenance: 350€ / an
  • Produits d’entretien: 305€ / an
  • Total: 2130€ / an

Bon à savoir: les prix affichés ci-dessus sont tous hors TVA.

Ces calculs sont un peu fastidieux, mais vous avez compris l’idée. Le plus simple est encore de nous contacter afin que l’on discute ensemble du prix idéal pour votre machine à café d’entreprise !

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