Comment choisir sa machine à café d'entreprise
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Ce guide a été rédigé par:
- Dernière mise à jour: 22 avril 2024
Cette page fait partie de notre guide ultime du café en entreprise.
La machine à café: l'élément central d'une pause café réussie
La pause café fait partie intégrante de la vie au bureau. Que vous soyez dirigeant d’entreprise, office manager ou responsable RH, vous devez proposer une pause café de qualité à vos employés.
Une pause café de qualité passe par un cadre agréable, des activités originales, mais surtout, par un bon café. Pour préparer un bon café, il faut 2 choses : une machine à café professionnelle de qualité et du bon café.
Dans la suite de ce guide, on va vous guider pour solutionner le premier point: trouver une bonne machine à café adaptée à vos besoins. Quant au choix du café, nous verrons ça dans un autre guide très bientôt !
Les 12 questions essentielles à se poser
Première étape, vous devez identifier les besoins de votre entreprise et les envies de vos collaborateurs. Voici un résumé des critères essentiels à définir pour choisir votre nouvelle machine à café. Les réponses à ces questions vous aideront dans le choix de votre machine à café d’entreprise pour définir la taille idéale de la machine, les fonctionnalités et options à avoir, la configuration à demander au technicien, etc.
La consommation journalière
Combien de tasses sont bues chaque jour au bureau ?
Le débit
Combien de cafés sont préparés par heure ? Y a-t-il une période de rush ?
L'emplacement
Avez-vous un meuble ou un plan de travail sur laquelle poser la machine ? Ou avez-vous besoin d'une machine sur pied ?
L'arrivée d'eau
Avez-vous une arrivée d'eau disponible ? Ou bien faut-il prévoir un réservoir d'eau ?
Les dimensions
Avez-vous des restrictions sur les dimensions de la machine ? Hauteur de l'armoire ? Profondeur du plan de travail ?
L'évacuation du marc
Êtes-vous prêt à vider le bac à marc 1x par jour ou avez-vous besoin d'une évacution automatique ?
Café gratuit ou payant ?
Comptez-vous offrir le café ou le faire payer à vos employé·e·s ?
Les boissons proposées
Uniquement des cafés longs et espressos ? Des boissons lactées ? Du chocolat chaud ? Des potages ?
L'entretien
Avez-vous un peu de temps dispo ou avez-vous besoin d'une machine qui ne demande aucun entretien ?
Le design
Besoin d'une machine au look impressionnant pour impressionner vos clients ? Ou bien le design compte peu ?
Le niveau sonore
Open-space ou coin café dédié ? Votre machine peut-elle faire du bruit ou doit-elle être la plus silencieuse possible ?
Le budget
Quel est votre budget idéal et maximum (par mois et/ou par tasse) ?
Faut-il faire payer le café ou l'offrir ?
Faire payer le café nécessite d’ajouter un système de paiement à votre machine à café. Il existe plusieurs solutions: monnayeur, badge, carte, jeton, etc.
Nous avons des machines qui conviennent dans les deux cas, même si nous conseillons à nos clients d’offrir le café pour plusieurs raisons.
Boissons lactées: bonne au mauvaise idée ?
Certaines machines professionnelles permettent de préparer des boissons lactées comme des cafés au lait, des cappuccino, des latte macchiato, etc. Ces préparations à base de lait font toujours plaisir aux employé·e·s, c’est sûr !
Cependant, attention de ne pas vous emballer trop vite: les machines avec lait demande plus d’entretien. Si l’entretien est mal fait, il y a un risque de moisissure et de problèmes d’hygiène.
Optez pour une machine avec du lait frais si vous êtes certain·e à 100% d’avoir quelqu’un pour faire un nettoyage quotidien.
Si vous voulez moins d’entretien mais quand même des préparations lactées, alors optez pour une machine qui utilise du lait en poudre.
Enfin, si vous voulez le moins d’entretien possible, alors préférez une machine à café qui ne propose que du café.
Pour aller plus loin, parcourez les avantages et inconvénients des machines à café avec des boissons à base de lait. On y compare les 3 options : machine sans lait, machine avec lait en poudre et machine avec lait frais.
Raccordement à l'eau de ville: avantages et inconvénients
Il y a 3 possibilités lorsqu’il s’agit de fournir de l’eau à une machine à café professionnelle:
- La machine a un réservoir d’eau intégré
- La machine est directement raccordée à une arrivée d’eau de ville
- La machine est raccordée à une pompe à eau, elle-même raccordée à bidon d’eau (qui simule une arrivée d’eau de ville)
Les machines à café raccordées à l’eau de ville directement (option 2) offrent plusieurs avantages pour les entreprises: moins d’entretien et de manutention, café de qualité, moins de pannes, etc.
Cependant, ces machines nécessitent un accès proche à une arrivée d’eau avec un petit travail de plomberie et elles sont généralement plus grosses.
Parcourez les avantages et inconvénients d’une machine connectée à l’arrivée d’eau et voyez si ça correspond à vos besoins !
Les différents types de machines pour entreprise
Lorsqu’il s’agit de préparer du café en entreprise, on retrouve 4 grandes familles de cafetière professionnelle: les percolateurs, les machines automatiques à grains, les distributeurs à café et les machines à capsules. Si vous vous demandez laquelle correspond le mieux à votre bureau, découvrez notre article sur les avantages et inconvénients de chaque type d’appareil. On y détaille chaque type de machine, les avantages et inconvénients ainsi que des exemples concrets d’utilisation en entreprise.
Machine automatique à grains
Aussi appelées machines full automatiques ou machines OCS (Office Coffee System), les machines à grains sont des machines de taille moyenne qu'on place généralement sur un plan de travail ou sur un meuble dédié. Avec réservoir ou connectée à l'eau de ville, ces machines sont particulièrement bien adaptées aux espaces de travail de type bureau, coworking, salles de réunion, etc.
Distributeur à café
Appelé aussi distributeurs automatiques de boissons chaudes ou "coffee vending machines", les distributeurs à café sont des appareils de moyenne ou grande taille qui proposent un large panel de boissons chaudes dont du café. On trouve des distributeurs avec du café lyophilisé (en poudre) et du café en grains. Ces appareils sont adaptés aux espaces publics, aux grandes cafetaria et collectivités.
Percolateur
Appelé aussi cafetière électrique, le percolateur fonctionne avec du café moulu et prépare une grande quantité de café en quelques minutes à peine. Le café coule dans un thermo qui le garde au chaud pendant plusieurs heures. Les percolateurs sont des appareils peu couteux qui donne un résultat en tasse moyen. Le percolateur est une solution adaptée pour une entreprise qui veut offrir du café aux employés tout en maitrisant ses coûts.
Machine à capsules Nespresso Professional
Les machines de l'offre Nespresso Professional sont des machines à capsules adaptées aux entreprises. Les capsules sont simples à utiliser et permettent d'avoir un large choix de cafés différents pour les employés. Mais il y a malheureusement plus d'inconvénients que d'avantages: aucune éthique ni traçabilité dans le café, coût par tasse très élevé, 1 seul fournisseur possible, ... bref, on déconseille !
La machine automatique à grains: le choix préféré des PME
Parmi les 4 familles de machines présentées ci-dessus, la machine à grains professionnelles sort clairement gagnante de la compétition lorsqu’il s’agit de choisir une machine à café pour son entreprise.
Grâce au large catalogue des machines disponibles sur le marché (Jura, Bianchi, Rhea, Necta, …), il y a des machines de toutes les tailles et qui conviennent à tous les budgets.
Ces machines OCS (Office Coffee System) offrent le combo parfait entre qualité de café en tasse, simplicité d’utilisation, facilité d’entretien et coût abordable.
Si vous hésitez encore entre une machine à grains professionnelle et un autre modèle, lisez notre article qui liste les avantages d’une machine automatique en entreprise. Je parie que vous serez convaincu·e après votre lecture !
Machine Jura: la reine des machines automatiques
Dans les marques célèbres de machine à grain pour entreprise, on ne peut pas passer à côté de Jura.
Cette marque suisse propose des machines de très haute qualité avec une technologie d’extraction à la pointe qui permettent de préparer des cafés d’exception, que ce soit en espresso ou en café long. De plus, les machines Jura sont à la fois élégantes et faciles à utiliser grâce à leur écran couleur.
Jura propose un large choix de machines qui conviennent aux TPE (comme la Jura E4 ou la Jura WE6) tout comme aux PME et grandes entreprises (comme la Jura X6 ou la Jura GIGA X3).
Découvrir pourquoi une machine Jura est une machine idéale pour une entreprise.
Machine à grains ou machine Nespresso: que choisir ?
Lorsqu’un bureau cherche à proposer du café de qualité à ses employés, le choix se termine souvent par une comparaison entre une machine à grains professionnelle et une machine Nespresso Professional.
Ces 2 types de machine ont chacun leurs avantages et inconvénients qui sont listés ci-dessous. Chez Javry, on conseille à nos clients d’opter pour une machine à grains avant tout pour garantir du café éthique et écologique. Voici ci-dessous les différents avantages et inconvénients de chaque machine pour vous faire votre choix en âme et conscience.
Avantages de la machine à grains
- Café de qualité
- Plus écologique
- Coût par tasse faible
- Traçabilité et éthique du café
- Large choix de cafés en grains
- Nombreux fournisseurs différents
Inconvénients de la machine à grains
- Entretien parfois plus chronophage
- Risque de mauvais café (si mauvais fournisseur)
Avantages de Nespresso pro
- Choix varié
- Entretien facile
- Facilité d'utilisation
Inconvénients de Nespresso pro
- Coût par tasse élevé
- Beaucoup de déchets générés
- Pieds et mains liés à 1 seul fournisseur
- Aucune éthique dans le sourcing du café
- Qualité en tasse variable selon la capsule choisie
Vous hésitez encore à choisir Nespresso ou un autre fournisseur pour votre entreprise ? Lisez notre article complet sur les pour et les contre des machines professionnelles Nespresso avec tous les détails des avantages et, surtout, des inconvénients des capsules de café au bureau.
Comment calculer le prix total de votre future machine
Pour bien choisir sa machine, il est important d’estimer le coût total de votre solution café. Le prix d’achat ou de location d’une machine, c’est une chose. Mais il ne faut pas oublier les autres coûts liés à la pause café.
Voici les principaux éléments à prendre en compte pour calculer le coût total par tasse.
Évaluer la consommation de café
Le nombre de tasses bues par vos employés et vos visiteurs.
Choisir sa machine
Percolateur, machine à grains, capsules...
Chiffrer le prix par tasse
Ce coût varie selon la machine choisie
Choisir entre achat ou location
Choisissez l'otion qui convient le mieux à vos finances.
Estimer les coûts d'entretien
Produits d'entretien, dépannage, maintenance annuelle, ...
Pour appliquer cette méthodologie, lisez notre guide complet sur comment estimer le prix total d’une machine à café en entreprise. Les étapes décrites ci-dessus sont détaillées et vous guident pas-à-pas pour avoir une idée totale du coût de votre « poste café ».
Location, achat, leasing, quel financement choisir ?
La location
La location de machine à café professionnelle, c’est très simple: vous payez une somme fixe par mois et vous bénéficiez d’une machine à café fonctionnelle au bureau.
Les avantages de la location sont nombreux:
- Grande flexibilité
- Faible coût mensuel
- Service de dépannage inclus
Le principal inconvénient de la location est que vous n’êtes pas propriétaire de la machine. En fin de contrat, votre fournisseur de machine la récupère.
L'achat direct
Acheter sa machine à café est meilleure option si vous avez un peu de cash disponible ! Vous pouvez en effet acheter votre machine cash et prendre un contrat de dépannage et maintenance.
Les avantages de l’achat direct:
- La machine vous appartient
- Coût total moins élevé qu’une location
- Service de dépannage optionnel
Le principal inconvénient est la flexibilité: si vous voulez changer de machine (parce que votre entreprise grandit par exemple), vous devrez revendre votre machine et en acheter une nouvelle (ce qui n’est pas le cas avec la location).
Le leasing
Prendre une machine à café en leasing, c’est un peu comme une location: vous payez un montant fixe par mois et vous bénéficiez d’une machine à café fonctionnelle au bureau.
Les avantages du leasing sont grosso modo les mêmes que ceux de la location:
- Grande flexibilité
- Faible coût mensuel
- Service de dépannage inclus
- Option d’achat en fin de contrat
La différence avec la location se situe en fin de contrat: avec un leasing, vous avez la possibilité d’acheter votre machine à sa valeur résiduelle.
Attention, tous les fournisseurs de café professionnels ne proposent pas ce mode de financement.
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