Que vous soyez une TPE, une PME ou une grande entreprise, vous vous êtes peut-être demandé si vous deviez mettre à disposition du café gratuit au bureau ou si, au contraire, il valait mieux le faire payer et, si oui, à quel prix.

Dans cet article, je vous explique les avantages et inconvénients d’un café payant ou gratuit pour votre entreprise. Ensuite, en fin d’article, je vous donne un exemple pour calculer le coût d’un café au bureau.

Table des matières

Café gratuit au bureau : la solution idéale

Vous avez un petit budget café ? Votre priorité absolue, c’est le bonheur de vos employés, même si ça coûte un peu plus cher ? Offrir du café à vos employés présente de nombreux avantages :

Avantages

Améliorer votre employer branding : pour garder leurs talents, les employeurs doivent créer une culture d’entreprise positive, motivante et valorisante. En offrant du café gratuit à vos employés, vous leur montrez que vous voulez prendre soin d’eux et que vous vous souciez de leur bien-être. En plus, leur productivité et leur motivation auront un impact direct sur les résultats de l’entreprise.
Augmenter la satisfaction et la productivité des employés : faire des petites pauses tous les ¾ h, pendant la journée augmente le taux de productivité et de concentration. Rien de tel qu’un petit café pour se rebooster (à consommer avec modération bien sûr).
Donner envie à vos employés de venir au bureau : vous offrez un cadre de travail agréable, où les employés peuvent partager des moments de convivialité plutôt que de rester chez eux.
Améliorer la rétention des employés : grâce à la culture d’entreprise positive, avec le sentiment de bien-être, de satisfaction, de convivialité, les employés seront plus fidèles à votre entreprise. Pour les responsables RH, le principal challenge du management des talents est de garder leurs salariés. Selon une enquête réalisée par Robert Half, près de 70% des employés belges sont à la recherche d’un autre emploi.

Inconvénient

Coût : bien sûr l’inconvénient ici, c’est le prix que vous prenez en charge. Vous pouvez retrouver le calcul plus bas dans l’article.

Environnement idéal

Le café gratuit convient à la grande majorité des entreprises et comme évoqué plus haut, il offre de nombreux avantages.

En tant qu’employeur, vous devriez envisager de passer au café payant uniquement si votre budget ne permet pas de le proposer à vos collaborateurs, ou si ces derniers souhaitent un café de meilleure qualité.

Café payant : pour les budgets serrés

Vous êtes un office manager ou un CEO et vous ne pouvez pas vous permettre d’offrir le café à vos collaborateurs ? Voici les avantages et inconvénients de faire payer le café aux employés de votre entreprise :

Avantages

Proposer du café de qualité : vous pouvez proposer un café de haute qualité sans vous ruiner. Bien souvent, les employeurs qui n’ont pas beaucoup de moyens mettent à disposition une machine Senseo ou un percolateur avec du café de mauvaise qualité. Pourtant, de nombreuses personnes apprécient le café de qualité et sont prêtes à payer pour ça. Vous pouvez sonder vos collaborateurs pour voir ce qu’ils en pensent !
Une pause café qui vous coûte moins cher : mettre une machine à café professionnelle et faire payer le café permet de diminuer le coût lié à la pause café. À vous de voir si vous voulez élever un petit peu le prix du café pour dégager quelques euros pour couvrir les coûts des produits annexes de la pause café comme le sucre, le lait, des chocolats, des biscuits, etc. Ceci dit, attention aux coûts liés au module de paiement. On vous en dit plus dans la section Inconvénients ci-dessous.
Faciliter la vie de vos employés : Si vos employés sont habitués à descendre au coin de la rue pour aller chercher un café à emporter, ils seront ravis de pouvoir acheter un café au bureau directement. Différents systèmes de paiement existent. Pensez à choisir un boîtier qui correspond aux habitudes de vos employés : monnaie ? Carte bancaire sans contact ? Via Payconiq ? Avec une carte magnétique à recharger ?

Inconvénients

Plus de plaintes des employés : quand le café payant, le consommateur va naturellement augmenter son degré d’exigence et va s’attendre à un café de très haute qualité servi dans une machine à café irréprochable. Les office managers qui mettent du café payant au bureau ont systématiquement plus de plaintes venant de leurs collaborateurs qu’avec du café gratuit.
La gestion du cash est pénible en entreprise : si vous optez pour une machine à café avec monnayeur en espèce (pièces de monnaie), vous devrez récupérer le cash et le déposer à la banque. De plus, vous aurez certainement des demandes de collaborateurs pour venir changer leur billet en pièces. Bref, c’est très pénible à gérer pour la personne en charge du café au bureau.
Les options cashless (CB, badge, smartphone, …) sont très couteuses : frais de dossier au démarrage, abonnement mensuel, commission sur les transactions, etc. Demandez à n’importe quel commerçant ce qu’il paie pour accepter les paiements par carte ! C’est pareil lorsque vous acceptez des paiements par carte sur votre machine à café. Très souvent, le gain généré par la vente des cafés couvrent à peine les frais supplémentaires liés au module de paiement. C’est parfois plus intéressant financièrement pour une entreprise d’offrir le café.
Pas disponible sur les petites machines : les modules de paiement sont disponibles uniquement sur des machines à café multi-boissons de taille moyenne ou grande. Si votre entreprise consomme moins de 60 tasses par jour, il existe des machines à grains sans module de paiement qui vous couteront bien moins chères qu’une machine à grains de haute capacité avec monnayeur.
Image négative : de nos jours, de nombreux employeurs proposent du café gratuit au bureau. Si vous optez pour du café payant, vous risquez de renvoyer une image négative auprès de vos employés.
Augmentation de problèmes techniques : les machines à café avec monnayeur ont potentiellement plus de problèmes. Par exemple, une pièce qui reste coincée, une carte de paiement rechargeable qui se démagnétise…
Configuration compliquée : sur la plupart des machines à café professionnelles (excepté les distributeurs de boissons chaudes en free standing), le système de paiement (monnayeur ou boîtier nayax) est un module qu’on vient rajouter à côté de la machine. Ces boitiers ne sont pas intégrés nativement dans l’appareil, ça demande une configuration avancée de la machine. Ces systèmes de paiement sont des systèmes électroniques complexes qui ne sont pas faciles à gérer pour le gestionnaire de café du bureau. Cela engendre très souvent beaucoup de frustration.
Difficile d’offrir du café aux invités : lorsque vous avez une machine avec du café payant, c’est un peu galère pour offrir du café à vos clients ou partenaires qui viennent chez vous. Il faudra bidouiller des solutions bancales avec l’office manager et la compta pour se faire rembourser… on vous déconseille !
Coût plus élevé : un monnayeur, c’est un système additionnel à connecter sur la machine, ça augmente le coût de la machine. De manière générale, que ce soit en location ou à l’achat, une machine avec monnayeur coûte 15% plus cher qu’une machine sans système de paiement. Par exemple, vous pouvez avoir un monnayeur sur une Rheavendors Business Line à partir de 9,90€ par mois.

Environnement idéal

A vrai dire, on déconseille le café payant dans la plupart des situations. Cependant, si vous voulez vraiment faire payer le café, vous devez être dans une des situations suivantes:

Vos employés veulent du café de qualité, mais vous n’avez pas les moyens de leur offrir.
Si vous commencez à multiplier les petites machines Senseo ou Nespresso dans la cuisine et que vous avez besoin d’une vraie machine à café professionnelle sans augmenter votre budget café.

Attention, dans tous les cas, il est primordial d’avoir un responsable café présent au bureau pour gérer les éventuels problèmes de monnayeur et les contacts avec le service de dépannage.

Si vous êtes convaincu que vous devez faire payer le café à vos employés, vous vous demandez sûrement quel prix fixer pour un café. En bas de cet article, je vous donne tous les éléments à prendre en compte pour déterminer le coût d’une tasse de café.

Combien coûte un café pour l’employeur ?

Imaginons une entreprise de 75 personnes avec une machine professionnelle munie d’un système de paiement. Dans notre cas, la machine Rheavendors XS Grande Premium avec un boîtier de paiement Nayax serait une bonne candidate.

Le coût total du matériel + du café se divise comme ceci: (les prix affichés sont HTVA)

Location mensuelle : 64,90 €
Location mensuelle du boîtier de paiement Nayax : 9,90 €
Maintenance annuelle : 400 € (donc +/- 34€ par mois)
Nombre de tasses / mois : 3000 (~150 tasses par jour ouvrable)
Quantité de café nécessaire / mois : 24 kg
Coût du café / mois : 24 * 17.45€ = 418,80 €
Coût total / mois: 527,60 €
Coût moyen par tasse : 0,17 €

Vous avez ici un calcul rapide pour une machine spécifique. Si vous voulez estimer correctement le coût total d’une machine à café en entreprise, lisez notre article dédié: Comment estimer le prix d’une machine à café en entreprise.

Pour les machines Rheavendors ou Bianchi, il n’y a pas besoin de produit d’entretien pour faire le nettoyage hebdomadaire. Dans le cas de cet exemple avec la Rheavendor XS Grande Premium, je n’ai donc pas compté l’achat de produits d’entretien.

Si vous voulez faire le calcul du coût d’un café pour une machine Jura professionnelle avec un monnayeur, vous devez rajouter les produits d’entretien (pastilles de nettoyage, filtres, etc). Pour une machine Jura GIGA X3 avec une conso d’environ 150 cafés par jour, comptez ~50€ par mois de produits d’entretien.

À vous de voir si vous voulez faire payer le prix coûtant ou dégager une petite marge pour les éventuels imprévus.

Maintenant que vous avez eu toutes ces pistes de réflexion, à vous de prendre la décision finale. Alors ? Café gratuit ou payant ?