En Belgique, le café est une institution dans bon nombre d’entreprises. Pause conviviale entre collègues, accueil client ou petit plus bien-être pour les équipes… Mais lorsqu’il s’agit de comptabilité, les choses deviennent moins évidentes : comment imputer ces dépenses ?, quels comptes utiliser selon le PCMN ?, et la TVA est-elle récupérable ?
Voici un guide pratique pour bien gérer les dépenses liées au café en entreprise selon les normes comptables belges.
De quelles dépenses « café » parle-t’on ?
Il ne s’agit pas que de l’achat des paquets ou des dosettes ! Voici les postes les plus courants :
- Café en temps que matière première (grains, capsules, dosettes…)
- Consommables du coin-café sucre, lait, gobelets, agitateurs
- Machine à café : achat ou leasing
- Contrat d’approvisionnement régulier (abonnement avec livraison automatique)
- Café offert à des visiteurs, partenaires ou clients
👉 Selon l’usage et la nature de la dépense, l’imputation comptable sera différente.
Quel compte comptable utiliser en Belgique (PCMN) ?
Voici un tableau récapitulatif des principales situations avec les comptes comptables belges à utiliser :
| Type de dépense | Compte PCMN suggéré | Détail |
|---|---|---|
| Achat de café pour usage interne | 61 – Services et biens divers | Utilisation en interne, sous-comptes comme 610 ou 611 |
| Gobelets, sucre, lait, etc. | 61 – Services et biens divers | Fournitures liées, même traitement que le café |
| Location / leasing de machine à café | 614 – Loyers et charges locatives ou 615 – Entretien / location | Dépend de la structure du contrat |
| Achat de machine à café (immobilisé) | 24 – Immobilisations corporelles | Si valeur >500€ HTVA, machine utilisée sur le long terme |
| Achat de machine (non immobilisée) | 61 – Services et biens divers | Pour les petits matériels ou usage temporaire |
| Café offert à des visiteurs / clients | 615 – Frais de réception / RP | Dépense liée à l’accueil, les relations publiques ou événements |
| Café offert aux salariés (avantage) | 620 ou 621 – Rémunérations / charges sociales | Si considéré comme un avantage en nature ou avantage social |
📌 Remarque : chaque entreprise peut utiliser une codification interne plus détaillée. L’important est de rester cohérent et justifiable en cas de contrôle.
Récupérer la TVA
La récupération de la TVA sur le café en entreprise dépend principalement de l’usage réel de la dépense.
| Cas de figure | TVA récupérable ? | Détail |
|---|---|---|
| Café pour le personnel | ❌ Non | Considéré comme usage privé ou social |
| Café pour les clients ou partenaires | ✅ Oui (sous conditions) | Doit être lié à une activité professionnelle (réunion, événement…) |
| Location ou achat de machine à café | ✅ Oui | TVA récupérable si la machine est utilisée dans le cadre pro |
Pour creuser davantage la question, vous pouvez vous référer à l’article 45 du Code belge de la TVA – exclusions du droit à déduction.
Bonnes pratiques pour gérer les dépenses café du bureau
- Séparer les factures : machine, café, consommables et livraisons distinctes si possible
- Utiliser des libellés clairs : « Café – Livraison mensuelle », « Leasing machine X », etc.
- Classer par type de dépense : réception client, usage interne, équipement
- Vérifier les mentions légales sur les factures : numéro de TVA, objet clair, montant HTVA/TVA/TTC
- Conserver une politique claire en interne : qui peut commander ? quel budget annuel ? quelles règles de récupération de TVA ?
En cas de doute : consultez votre comptable ou fiduciaire
La frontière entre dépense professionnelle et usage privé peut parfois être floue, surtout lorsqu’il s’agit de café offert aux collaborateurs ou de dépenses de réception. Pour éviter toute erreur comptable ou fiscale (et parce que notre article n’est pas parole d’évangile) n’hésitez pas à solliciter les bons interlocuteurs :
- 👉 Votre expert-comptable ou fiduciaire : pour vérifier la bonne imputation comptable, l’application du PCMN et la récupérabilité de la TVA
- 👉 Votre secrétariat social : si vous offrez du café aux salariés, il peut vous aider à déterminer si cela constitue un avantage social ou un avantage en nature, soumis ou non à cotisations sociales
Mieux vaut anticiper que corriger après un contrôle du SPF Finances ou de l’ONSS 😉
Chez Javry, vous retrouvez l’ensemble de vos factures (location ou achat de machine, café, consommables, abonnements…) directement dans votre espace client sécurisé. Ces documents sont accessibles à tout moment, en quelques clics — idéal pour les transmettre facilement à votre comptable ou secrétariat social.
