machine à café au bureau

15 critères essentiels pour choisir une machine à café de bureau

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Comment choisir sa machine à café d’entreprise > 15 critères essentiels pour choisr une machine pour le bureau

Que vous envisagiez de lancer votre entreprise, de moderniser votre équipement existant, ou de proposer à votre équipe un café de première qualité, choisir la machine à café de bureau idéale pour votre environnement est une étape cruciale.

Dans cet article, je vous explique comment choisir une machine à café pour entreprise en listant 15 critères essentiels à prendre en compte lors du choix de votre future machine.

1. La consommation journalière

Avant de choisir une machine à café, vous devez d’abord prendre en compte votre consommation quotidienne de café.

Chez Javry, on estime en moyenne 1,6 tasse de café par jour par employé, ce chiffre englobe les personnes en télétravail ou celles qui ne boivent pas de café.

Ce calcul est important, car il permet de déterminer la capacité journalière théorique de la machine, c’est-à-dire la quantité de café qu’elle peut préparer en une journée. 

Par exemple, pour une entreprise de 50 employés, cela équivaut à environ 80 tasses de café par jour. En utilisant notre comparateur de machines à café pour bureau, vous pouvez facilement identifier celle qui répond le mieux à vos besoins. Dans ce cas-ci, les modèles Jura X4 ou X10

2. Le débit

Le débit d’une machine à café désigne la quantité de café qu’elle peut produire dans un temps donné. Par exemple, la Jura W8 peut préparer près de 5 espressos en seulement 3 minutes.

Pour comprendre l’importance du débit d’une machine à café, voici deux scénarios distincts :

  1. Utilisation libre tout au long de la journée : Si votre bureau à une utilisation régulière du café tout au long de la journée, il est préférable d’opter pour une machine automatique comme Jura ou Nespresso. Ces machines offrent une variété de choix et permettent à chacun de préparer son café selon ses préférences, à tout moment. Ainsi, vous éviterez les files d’attente et garantissez une expérience fluide. C’est la situation la plus fréquente chez nos clients.
  2. Périodes de forte demande : En cas de moments de « rush » où de nombreux employés souhaitent se faire un café en même temps, une machine à haut débit ou un percolateur peuvent être des solutions efficaces. C’est souvent le cas dans les salles des professeurs ou lors des assemblées générales d’associations, où les pauses-café sont synchronisées à des heures précises.

Et vous, dans quel cas vous trouvez-vous ? Un échange avec un commercial expérimenté peut s’avérer très bénéfique pour déterminer le débit idéal pour votre entreprise.

Ce professionnel saura comprendre les spécificités de votre environnement et vous conseillera une machine parfaitement adaptée à vos besoins. 

Pour une représentation visuelle des différentes vitesses de préparation, voici une illustration avec une ligne du temps allant du plus lent au plus rapide :

débit d'une machine à café

Vous l’aurez compris, on déconseille les cafetières en entreprise de type Chemex et petite Nespresso !

3. Raccord à l’eau de ville ou un réservoir à eau

Lorsqu’il s’agit de choisir une machine à café pour votre entreprise, vous avez le choix entre trois options distinctes en ce qui concerne le réservoir d’eau :

  1. Machines avec un réservoir d’eau : Ces machines offrent une grande praticité, car elles peuvent être placées n’importe où, nécessitant simplement une prise électrique et idéalement un robinet à proximité. 

Cependant, elles requièrent l’utilisation de filtres qui doivent être remplacés environ une fois par mois, ce qui entraîne des coûts supplémentaires. Par exemple, pour une Jura X4, le coût d’un Filtre Claris Pro Smart s’élèvera à 33 €, ce qui représente 396 € par an.

  1. Machines à café raccordées à l’arrivée d’eau : Ces machines sont très pratiques, car elles n’ont pas besoin d’être remplies manuellement. Elles sont directement alimentées par une arrivée d’eau, réduisant ainsi considérablement la manutention nécessaire. 

Ces machines sont équipées d’un gros filtre à eau placé entre l’arrivée d’eau et la machine, qui nécessite d’être changé seulement une fois par an. Par exemple, un filtre Brita C500 coûte 145 €.

La connexion à l’arrivée d’eau peut nécessiter des travaux de plomberie pour certaines installations, mais cela offre une solution plus pratique à long terme. Beaucoup de nos clients installent leur machine dans leur cuisine, à proximité de l’évier, et la connectent à la même arrivée d’eau que celle du robinet.

Découvrez tous les avantages et inconvénients d’une machine à café raccordée à l’eau.

  1. Solution hybride avec Flojet : Le Flojet est une pompe à eau, raccordée à un bidon d’eau et à la machine. Le bidon, d’une capacité de 20 litres, offre l’avantage de pouvoir être placé n’importe où, mais nous conseillons généralement de l’intégrer dans un meuble pour le dissimuler discrètement.
flotjet et bidon d'eau

Il est toutefois important de noter que la connexion à l’eau courante ou l’utilisation du Flojet n’est pas disponible sur les petites machines, comme la Jura WE6 par exemple, qui sont conçues pour des volumes de café inférieurs à 40 tasses par jour.

4. L’emplacement

Un aspect essentiel à prendre en considération est l’emplacement où vous souhaitez installer la machine. En fonction de l’espace disponible, vous devrez déterminer si une machine table top ou free standing vous convient le mieux.

Les machines table top sont conçues pour être placées sur un meuble déjà présent ou sur un plan de travail de cuisine. Elles sont idéales pour les bureaux et offrent une solution pratique et facile à mettre en place.

distributeur à café

Les machines free standing (ou distributeur à café) sont plus imposantes et destinées à un usage public, comme dans les stations-services ou les hôpitaux.

Elles peuvent être coûteuses et ne sont généralement pas recommandées pour les bureaux en raison de leur taille et de leur coût plus élevé.

D’après notre expérience avec nos clients, vous avez trois possibilités :

  1. La machine table top sur un plan de travail déjà disponible : c’est la solution la plus courante, car elle est facile à mettre en place. Si vous avez un plan de travail ou une table libre dans votre bureau, cette machine est idéale. Elle ne nécessite pas d’investissement supplémentaire en mobilier, et il est souvent possible de trouver une prise électrique et un robinet à proximité.
  2. La machine table top sur un nouveau meuble : si vous n’avez pas de plan de travail disponible, vous pouvez envisager de créer un coin café dédié en ajoutant un nouveau meuble pour y placer la machine. Cela permet de créer un bel espace café distinct de la cuisine, où les employés pourront profiter d’un véritable coffee corner pendant leurs pauses.
  3. La machine free standing : si vous préférez installer la machine en dehors de la cuisine, assurez-vous simplement qu’un accès à une prise électrique est disponible à proximité.

5. Les dimensions

La taille de la machine est un facteur crucial à considérer, surtout si vous prévoyez de la placer sous une armoire dans la cuisine. Vérifiez attentivement les dimensions de la machine pour éviter tout problème d’utilisation et de stabilité.

L’une des erreurs courantes à éviter est de ne pas tenir compte de l’espace nécessaire pour remplir le réservoir à grains de la machine. Assurez-vous qu’il y a suffisamment de place pour ouvrir le couvercle et remplir le réservoir sans difficulté.

remplir le réservoir à grain

Certains clients ont déjà fait l’expérience de devoir placer leur machine de manière bancale faute de place, ce qui peut entraîner des problèmes d’utilisation et de stabilité.

6. L’évacuation du marc de café

L’évacuation du marc de café consiste à gérer les résidus de café moulu après l’extraction du café. Une fois que l’eau chaude a traversé le café moulu et que l’extraction est terminée, le marc de café doit être retiré de la machine pour permettre une nouvelle préparation.

Ce système fonctionne en prévoyant un trou dans le meuble où le marc de café usagé peut tomber dans un récipient situé en dessous. Ce système offre l’avantage de simplifier le processus de vidage du marc, car cela ne nécessite généralement qu’une vidange par semaine, comparé à trois fois par jour pour les machines avec un bac à marc intégré.

Si vous envisagez d’adopter l’évacuation du marc, assurez-vous de prévoir un emplacement approprié pour placer un seau afin de recueillir le marc de café.

7. Les modes de paiement

Si votre budget café est limité et que vous ne pouvez pas offrir du café à vos collaborateurs, vous devez réfléchir au mode de paiement.

Plusieurs options sont disponibles, comme l’utilisation d’un monnayeur pour les pièces, des paiements par carte bancaire sans contact, Payconiq, ou encore des cartes magnétiques rechargeables.

machine à café avec monnayeur

Proposer du café payant aux collaborateurs présente certains avantages, notamment la possibilité d’avoir du café de haute qualité directement au bureau.

Cependant, il est important de prendre en compte les inconvénients potentiels, tels que l’image négative que cela peut renvoyer aux employés, ainsi que les problèmes techniques et les coûts supplémentaires associés aux systèmes de paiement intégrés.

Pour en savoir plus sur ce sujet, vous pouvez consulter mon article dédié : Café payant au bureau : bonne ou mauvaise idée ? Vous y découvrirez également des informations sur le coût d’un café au bureau.

8. Les boissons

La variété 

Les boissons proposées par les machines à café varient en fonction de leurs fonctionnalités

Certaines machines automatiques simples, comme la Jura E4, offrent principalement du café. Elles sont parfaites pour les amateurs de café pur. Tandis que d’autres, comme la Jura W8 ou la Bianchi Gaia Touch, équipées d’un frigo à lait, permettent de préparer des boissons lactées comme le cappuccino et le latte. 

Certaines machines à café utilisent du lait frais pour les préparations, tandis que d’autres utilisent du lait lyophilisé. Vous êtes plutôt lait frais ou en poudre

Il existe également des distributeurs automatiques plus élaborés avec plusieurs réservoirs, offrant une gamme étendue de boissons, telles que cappuccinos, macchiatos et latte, ainsi que du cacao et de la soupe.

D’expérience, on a deux types de clients. Ceux qui choisissent des machines qui préparent seulement du café noir ou ceux qui veulent une machine qui combine café et chocolat chaud. Dans ce dernier cas, les machines utilisant du chocolat chaud peuvent également préparer des boissons lactées.

La personnalisation

Si vous aimez personnaliser fréquemment les boissons proposées, en ajustant la quantité de café, la quantité d’eau, la finesse de la mouture,… vous aurez besoin d’une machine offrant cette flexibilité. 

Les machines automatiques de marques renommées telles que Jura ou Delonghi sont idéales dans ce cas. Elles sont équipées d’un écran tactile intuitif qui vous permet de configurer facilement chaque préparation selon vos goûts. Cette option ravira les connaisseurs de café qui aiment expérimenter avec différents types de cafés et ajustements.

D’autre part, si vous préférez éviter les tracas de la configuration et recherchez une qualité de café stable, sans vous soucier des réglages techniques, les machines professionnelles sont la solution.

Des marques comme Rheavendors, Necta ou Bianchi proposent des machines professionnelles haut de gamme, préconfigurées par un technicien expert. Une fois la configuration définie, elle reste en place, offrant ainsi une qualité de café constante

Cependant, si des modifications sont nécessaires, telles qu’un changement de café, l’intervention d’un technicien sera requise.

9. L’entretien

Si vous avez quelqu’un responsable de la gestion et de l’entretien de la machine à café, les machines Jura sont un excellent choix (comme la Jura X4 ou la Jura W8 par exemple).

Elles nécessitent un entretien hebdomadaire d’environ 30 minutes, comprenant des opérations telles que le nettoyage, le détartrage et le changement de filtre. Ces tâches sont cruciales pour assurer le bon fonctionnement de la machine et garantir une qualité de café optimale.

En revanche, pour ceux qui ont moins de temps à consacrer à l’entretien de la machine ou préfèrent une gestion plus simple, les machines à café comme les Rheavendors sont un choix judicieux (la Rheavendors Business Line ou la Grande Premium VHO par exemple)

Ces machines demandent très peu d’entretien, généralement un nettoyage mensuel, ce qui les rend pratiques et faciles à gérer pour la personne responsable du café.

10. La maintenance

Si vous souhaitez éviter de vous occuper des achats de café chaque semaine ou si vous manquez de temps, pas de soucis ! Il existe une solution simple : choisissez un fournisseur de café qui prendra en charge tout le processus pour vous.

service de maintenance

Choisir un fournisseur de café qui vous offre un service clé en main, incluant la livraison régulière de café ainsi que la possibilité de louer ou d’acheter une machine à café professionnelle, c’est une manière idéale de vous simplifier la vie et de toujours avoir du café frais à portée de main.

Assurez-vous que votre fournisseur propose un service de maintenance inclus. Ce type de service peut inclure la mise à disposition d’une machine de remplacement, permettant de continuer à offrir du café sans interruption pendant que la machine principale est en réparation. 

11. Réparabilité de la machine

La robustesse, la fiabilité et la facilité de réparation sont des facteurs essentiels à considérer. Comment déterminer la véritable fiabilité d’une machine ? Car chaque vendeur vous assurera que leur produit est robuste.

Pour vous faire une idée plus précise de la fiabilité d’une machine à café, voici quelques pistes et questions à poser à votre potentiel vendeur :

  • Pouvez-vous fournir des informations sur l’origine de fabrication et d’assemblage de cette machine à café ?
  • Quel est le taux de fonctionnement de la machine au sein de votre clientèle ? Par exemple, combien de jours par an en moyenne la machine est en panne ? Cela vous donnera une idée de la stabilité du modèle.
  • En cas de dommages au moulin de la machine, serait-il possible de remplacer uniquement cette pièce ? À quel prix ? Et qu’en est-il des autres pièces telles que la chambre d’extraction, le réservoir à eau, le bac à marc, etc. ?
  • En cas de panne, quelle est la procédure à suivre pour faire réparer la machine ? Quel est le délai moyen de réparation d’une machine ? Où est situé le centre de réparation le plus proche ?
  • Quelle est la garantie offerte sur la machine ?

12. Le coût total réel

Vous vous retrouvez confronté à des devis de différents fournisseurs pour l’achat ou la location de machines à café, mais comment faire une comparaison équitable entre ces offres ? 

Pour vous aider à prendre une décision éclairée, je vous conseille de calculer le coût total mensuel pour chaque option. 

Voici ci-dessous les éléments clés à prendre en compte lors de cette évaluation. Si vous voulez aller plus loin, nous avons écrit un guide complet du prix d’une machine à café en entreprise qui vous explique pas-à-pas comment calculer le coût total de votre machine à café, en prenant en compte le prix du café, mais aussi de la machine, de l’entretien de celle-ci, des consommables, etc.

  • Coût de la machine : Si vous optez pour l’achat, divisez le coût total de la machine par le nombre de mois d’amortissement, par exemple 48 mois, pour obtenir le coût mensuel. Si vous choisissez la location, notez le coût mensuel de la location.
  • Frais de maintenance : Vérifiez si les frais de maintenance sont inclus dans le loyer de la machine ou s’ils sont facturés séparément.
  • Produits d’entretien : Certains types de machines nécessitent plus de produits d’entretien que d’autres. Renseignez-vous sur les produits requis, leur fréquence d’utilisation et estimez le coût mensuel associé à ces produits.
  • Consommables : Prenez en compte tous les consommables nécessaires pour le bon fonctionnement de la machine. Par exemple, si la machine distribue du chocolat chaud en plus du café, tenez compte du coût du café et du cacao.
  • Grammage : Soyez vigilant concernant le grammage du café par tasse. Certaines offres peuvent sembler avantageuses en annonçant un faible grammage par tasse, mais une fois que la machine est configurée par un technicien, le grammage réel peut être plus élevé, impactant le coût par tasse. 

13. La consommation énergétique 

La consommation énergétique peut influencer votre choix de machine, que ce soit par conviction écologique ou économique. Connaître la classe énergétique de la machine vous permettra de comprendre son impact environnemental et les coûts énergétiques à long terme.

Les machines à café sont classées en différentes catégories en fonction de leur consommation énergétique, allant de A (très économe en énergie) à G (plus énergivore). Opter pour une machine à café avec une classe énergétique élevée (A ou B, par exemple) vous permettra de réduire votre empreinte carbone et de réaliser des économies sur vos factures d’électricité.

Par exemple, les machines à café Jura E4 ou Delonghi Magnifica S ECAM 22.110.B présentent une excellente efficacité énergétique avec une classe A, ce qui en fait un choix écologique et économique. 

14. Le design

Vous prévoyez d’exposer votre machine à la vue de vos clients ? Optez pour une machine au design élégant pour ajouter une touche de professionnalisme à votre espace. Cela peut s’avérer également bénéfique pour votre image de marque et l’expérience globale de vos clients.

Lorsque vous recherchez une machine à café, vous pouvez consulter des vidéos et des photos en ligne pour visualiser différents modèles et styles. Cela vous permettra de vous faire une idée de l’apparence de chaque machine et de choisir celle qui correspond le mieux à l’esthétique de votre environnement.

De nombreuses marques proposent aujourd’hui des machines à café au design moderne et esthétique, des finitions élégantes, des écrans tactiles intuitifs et des lignes épurées, adaptées à différents types d’environnements commerciaux.

15. Le bruit

La question du bruit est particulièrement importante, surtout dans les espaces ouverts tels que les open space. Il est donc primordial de choisir une machine à café qui n’émet pas de bruit excessif, afin de ne pas perturber la tranquillité et la concentration des personnes présentes.

Les machines à café Jura se démarquent, car elles sont particulièrement silencieuses, offrant une expérience agréable et discrète pour les utilisateurs. De même, les percolateurs sont généralement appréciés pour leur faible niveau sonore.

Cependant, il est important de noter que les machines équipées de broyeurs peuvent effectivement générer du bruit lorsqu’elles moulent les grains de café. Bien que ce bruit puisse être plus perceptible, il peut être atténué en optant pour des machines dotées de technologies d’insonorisation.

De plus, placer la machine dans un espace dédié où le bruit ne dérangera pas les autres peut être une solution efficace.

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