Guide 2026

Café en entreprise : guide complet, solutions et conseils

Y-a-t’il question plus centrale que celle de la gestion du café en entreprise ? Dans ce guide, nous vous expliquons comment :

choisir une solution adaptée à la taille de votre entreprise ;
sélectionner votre machine à café professionnelle ;
calculer vos besoins et votre budget ;
choisir le café ;
comparer les fournisseurs ;
organiser l’approvisionnement et l’entretien.

Pierre-Yves Orban

15 septembre 2026

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1 pause café minimum par jour pour

76% des employés

En France, 76 % des salariés prennent au moins un café chaque jour au travail et 55 % en consomment plusieurs fois par jour, selon une étude IFOP menée en 2023 pour Nespresso Professionnel auprès de 982 salariés. Ne faites pas l’impasse sur le contexte de ce rituel essentiel de la QVT !

Faire le tri entre les différents fonctionnements

Trouver la solution café adaptée à votre entreprise

Taille de l’entreprise	Solution adaptée	Machine recommandée	Organisation du café
TPE – jusqu’à 10 personnes	Achat ou petite location	Machine automatique compacte	Commandes ponctuelles ou abonnement simple
PME – 10 à 50 personnes	Location ou solution café complète	Machine automatique professionnelle	Livraison régulière + entretien planifié
Grande entreprise – 50 à 200+ personnes	Solution complète avec maintenance	Machine grande capacité, voire plusieurs machines	Approvisionnement automatisé + SAV + suivi des consommations
Entreprise multisite	Contrat centralisé	Machines adaptées à chaque site	Gestion centralisée des commandes, factures et interventions

Le nombre de collaborateurs donne une première indication, mais le bon dimensionnement dépend surtout du nombre réel de buveurs de café, du télétravail, du nombre de cafés consommés par jour et du type de boissons souhaitées.

Auto-gestion VS accompagnement privilégié

Pourquoi faire appel à un prestataire de café en entreprise ?

Vous avez trouvé la solution qui fonctionne pour votre structure : superbe! Il faut maintenant arbitrer si vous allez la déployer en autonomie, ou non. Car êtes un·e professionnel·le dans votre domaine. Alors, pourquoi ne pas faire appel à d’autres pros pour leur déléguer la gestion du café dans vos bureaux ? Les prestataires de service sont d’une aide précieuse, et contrairement à ce que l’on pourrait croire, ne représentent ni un luxe ni un caprice.

Vous faire accompagner dans la gestion et l’approvisionnement en café et machines vous permettra d’être plus efficace, de limiter les erreurs techniques (et donc les complaintes en interne) voire même de faire des économies.

Comment choisir la bonne machine à café professionnelle ?

On distingue 4 grandes familles de cafetières pour bureau. Pour vous aider à identifier vos besoins et à choisir la machine idéale pour votre bureau, nous avons créé le Guide pour choisir sa machine à café d’entreprise, avec des explications détaillées sur les différentes étapes pour identifier le modèle qui vous correspondra le mieux.

Percolateur ou cafetière filtre

Elles sont lentes mais préparent une grande quantité de café en 1 fois.

Machine automatique à grains

Elles sont onéreuses mais durables et imbattables sur la qualité en tasse.

Machines à capsules

Elles sont coûteuses au long terme et très peu écologiques mais pratiques.

Distributeurs

Ils empêchent une gestion en autonomie mais gèrent l'affluence.

L’épineuse question du budget

Combien budgeter pour le café en entreprise ?

Le budget café d’une entreprise ne se résume pas au prix du paquet de grains. Pour comparer les solutions, raisonnez donc en coût global par mois ou par tasse, plutôt qu’en regardant uniquement le prix de la machine ou du café.

1. La machine à café

Le prix dépend de la capacité, des fonctionnalités et du volume de cafés à préparer. Vous pouvez acheter la machine ou la louer pour répartir son coût dans le temps, avec parfois l’entretien et la maintenance inclus.

2. Le café

Comparez le prix au kilo, mais surtout le coût par tasse. Chez Javry, 1 kg de café permet de préparer environ 100 tasses, selon l’intensité choisie : il est donc facile d’estimer votre budget à partir de votre consommation.

3. Les consommables

Pensez aussi au lait, sucre, thé, chocolat, gobelets et produits d’entretien. Individuellement peu coûteux, ces consommables peuvent représenter un budget non négligeable à l’échelle d’une entreprise.

L'entretien et la maintenance

Prévoyez le coût de l’entretien préventif et des éventuelles réparations. Lors de la comparaison des offres, vérifiez ce qui est inclus : entretien, pièces, déplacements et interventions peuvent être facturés séparément.

Combien de café prévoir pour les équipes?

Chez Javry, nous comptons en moyenne 8 à 14 g de café par tasse. Cette différence s’explique par le réglage de l’intensité des machines automatiques : plus la dose moulue est importante, plus le résultat sera corsé. En pratique, 1 kg de café en grains permet donc préparer environ 100 tasses : de 80 cafés serrés à 120 cafés légers. Sur une base de 20 jours ouvrés par mois :

Cafés consommés par jour	Café à prévoir par mois
20 cafés	± 4 kg
50 cafés	± 10 kg
100 cafés	± 20 kg
200 cafés	± 40 kg

Pour estimer vos besoins, partez surtout du nombre de cafés réellement consommés chaque jour, plutôt que du nombre total de collaborateurs : télétravail, habitudes de consommation et présence au bureau peuvent fortement faire varier les besoins. Notre conseil : privilégiez des livraisons régulières plutôt qu’un stock important afin de conserver un café frais tout en évitant les ruptures.

Trouvez le bon allié

Comment organiser l’approvisionnement et gérer le café au quotidien ?

Une bonne gestion du café en entreprise ne s’arrête pas au choix de la machine et du café. Votre fournisseur doit aussi pouvoir assurer des livraisons adaptées à votre consommation, vous éviter les ruptures de stock et simplifier la gestion quotidienne des commandes, factures et éventuels problèmes techniques. Avant de choisir votre fournisseur de café professionnel, comparez les 5 critères suivants :

Cafés proposés

Choisissez un fournisseur proposant des cafés adaptés aux goûts de vos équipes, avec suffisamment de choix pour varier les plaisirs.

Qualité et engagement

Regardez l’origine des cafés, leur traçabilité, leurs labels, ainsi que les engagements environnementaux et sociaux du fournisseur.

Livraison

Délais, fréquence, frais de livraison… Vérifiez que le service peut s’adapter à votre consommation et limiter les risques de rupture.

Disponibilité du SAV

En cas de question ou de problème, vous devez pouvoir obtenir de l’aide rapidement. Vérifiez les canaux de contact, horaires et délais de réponse.

Gestion en ligne

Privilégiez un prestataire permettant de gérer commandes, livraisons et factures en ligne (surtout si vous gérez plusieurs sites).

Javry équipe les entreprise en café et machine depuis 2015

Une bonne solution café en entreprise repose sur : une machine adaptée au nombre de collaborateurs et au volume quotidien, un café apprécié par l’équipe, et un service capable d’assurer l’approvisionnement et la maintenance.

Tout part du grain

Quel café choisir pour son entreprise ?

Le café, c’est un monde très vaste. Si vous ne faites pas attention à ce que vous achetez, vous pouvez très rapidement vous retrouver avec du mauvais café ou du café qui ne correspond pas à vos valeurs. Nous avons rédigé de nombreux articles qui visent à vulgariser certaines thématiques café afin que nos clients comprennent mieux ce qu’ils achètent :

Et si oui, comment

Faut-il impliquer les collaborateurs dans le choix du café ?

Lorsque vous faites n’importe quel petit changement de café au bureau, il y a de fortes chances qu’une partie de vos employés se plaignent. Il est donc primordial d’inclure votre équipe dans les décisions café.

Une bonne manière d’inclure le personnel dans le choix du café est de faire un blind test pour sélectionner le café qui sera mis dans la machine. Voici 4 étapes simples pour choisir un café avec votre équipe. Nous conseillons de garder minimum 3 jours un même café dans la machine de manière à ce que tous les employés puissent le tester.

1.Acheter 3 cafés

Cachez les paquets ou remplacez les étiquettes avec des grandes lettres A, B et C. Quand vous mettez un certain café dans la machine, affichez clairement la lettre correspondante au dessus de la machine.

2.Préparer un formulaire de feedback

Demandez simplement la lettre du café dans la machine, une évaluation sur 5 et un commentaire libre.

3.Communiquer les résultats

Annoncez la phase de test, partagez le lien du formulaire et imprimez un QR code qui redirige vers le formulaire que vous placez à la machine à café.

4.Déterminer le café gagnant

Une fois que vous avez recueilli assez de réponses, analysez les résultats et identifiez le café que vos employés ont préféré. Ils n'auront plus d'excuse pour se plaindre 😉

Entretenir et nettoyer sa machine

Comment entretenir une machine à café professionnelle ?

Ça y est, vous avez décidé d’aménager un chouette coin café, vous avez choisi une nouvelle machine à café, vous avez trouvé votre fournisseur professionnel et vous avez sélectionné le café qui correspond à vos envies.

Vos employés et vous-même êtes ravis, c’est excellent !

Ceci dit, attention car cela ne pourrait pas durer. En effet, pour continuer à proposer du bon café à votre équipe, il est primordial de prendre soin de votre machine à café.

Sans des nettoyages et/ou détartrages fréquents, votre machine risque de s’encrasser et de s’abimer. Au mieux, la qualité du café diminuera. Au pire, votre machine rendra l’âme ! Ce serait dommage !

Faites confiance à nos 10 ans d’expérience