Votre équipe grandit et le percolateur ne suffit plus ? C’est le moment d’envisager une nouvelle machine à café pour répondre à vos besoins croissants. Bien sûr, il ne faudrait pas oublier l’autre élément essentiel : le café !

Si vous ne souhaitez pas, ou tout simplement n’avez pas le temps de vous occuper des courses de café chaque semaine, ne vous inquiétez pas ! Il suffit de choisir un fournisseur de café en entreprise pour vous simplifier la vie. Opter pour un fournisseur de café, c’est s’offrir un service clé en main, incluant la livraison de café ainsi que la location ou l’achat d’une machine à café professionnelle.

Dans cet article, j’ai recensé les 12 critères essentiels à prendre en compte lors du choix de votre fournisseur idéal. Pour vous faciliter votre démarche, j’ai également dressé une liste de questions à poser au fournisseur lors de votre demande de devis.

Table des matières

#1 – Choisir son fournisseur de café selon ses conditions de livraison

Délai

Lorsque vous choisissez un fournisseur de café, le délai de livraison est important, surtout si vous devez approvisionner plusieurs bureaux en même temps.

Coût de livraison

Les frais de livraison sont également un élément important à prendre en compte. Ils varient généralement en fonction de plusieurs facteurs, tels que :

La distance entre le fournisseur et votre lieu de livraison et,
Le poids total de votre commande.

Frais de port

Certains fournisseurs offrent la possibilité de bénéficier de la livraison gratuite pour les commandes dépassant un certain montant. Par exemple, chez Javry, nous offrons la livraison à partir de 65€ HT.

Questions à poser à votre futur fournisseur

Attention, dès que vous discutez prix avec un potentiel fournisseur de café, validez bien avec votre interlocuteur si vous parlez en prix HT ou en TTC.

Quel est le délai de livraison moyen d’une commande ?
Comment suivre la livraison de mon colis ?
Comment est calculé le montant des frais de port ?
Quel est le franco de port ?

#2 – Propose-t’il une gestion en ligne ou à l’ancienne

Les fournisseurs de café fonctionnent de différentes manières, ils peuvent vous proposer :

Des commandes par email ou téléphone, ce qui vous offre une approche traditionnelle et personnalisée.
Des commandes en ligne via un webshop, pour une expérience pratique et rapide.
Un abonnement avec livraison automatique, ils vous envoient régulièrement du café selon vos préférences, sans que vous ayez à passer de nouvelles commandes.
Une approche proactive, ils vous contactent régulièrement pour vérifier votre stock de café et pour vous proposer des produits supplémentaires si besoin.

En ce qui concerne la gestion en ligne, la digitalisation varie d’un fournisseur à l’autre. Il est donc important de demander plus d’informations sur leurs fonctionnalités, ou une démonstration de leur plateforme pour évaluer si elle convient à vos besoins.

Par exemple, chez Javry, vous avez un accès à l’historique des factures et des paiements regroupés en un seul endroit. Vous pouvez aussi faire des paiements automatiques via SEPA (Single Euro Paiement Area) ou par carte de crédit.

#3 – Quid du support client

Lorsque vous comparer des fournisseurs de café d’entreprise, il est primordial de prendre en compte la qualité de leur support client. En cas de pépin, vous voulez être sûr d’avoir une assistance rapide et efficace.

Questions à poser à votre futur fournisseur

Quels sont les canaux de communication pour contacter le service après-vente ? Par e-mail, par téléphone ou via un chat en ligne ?
Quelle est la réactivité du service ?
Quelles sont les langues dans lesquelles le support client est disponible ? Si vous avez une équipe multilingue, il est important de s’assurer que le support client peut communiquer dans la langue de votre choix.

#4 – Les valeurs environnementales et sociétales du fournisseur

Il n’est pas toujours évident de trouver un fournisseur qui partage les mêmes valeurs éthiques et écologiques, ceux pour qui la cause environnementale est véritablement au cœur de leur mission.

Questions à poser pour départager des fournisseurs de café

Quels sont les labels du fournisseur ? AG ? Fairtrade ? Entreprise Ecodynamique ?
Les emballages utilisés sont-ils éco-responsables, recyclables ou compostables ?
Le café provient-il d’une agriculture raisonnée et durable ?
Quel est le mode de transport utilisé pour acheminer le café ? Par cargo conventionnel ou par voilier cargo, offrant ainsi une option de transport plus écologique ?
La traçabilité est-elle assurée pour garantir la transparence et la qualité du café ?

#5 – Prendre en compte son catalogue de machines à café professionnelles

Passons en revue le catalogue de machines à café professionnelles que proposent de nombreux fournisseurs.

Les différentes machines à café proposées : renseignez-vous sur les différentes options disponibles, telles que les machines à grain, les gros distributeurs à café, les machines Nespresso ou les machines Senseo. Choisissez celle qui correspond le mieux aux préférences et aux besoins de votre équipe.
Le service de maintenance : veillez à bien comprendre quel type de service de maintenance est proposé par le fournisseur. Est-elle inclus dans la location ou l’achat de la machine ? J’approfondis ce point juste en dessous.
Le mode de financement : vérifiez si le fournisseur propose des services de location, d’achat ou de leasing de machines à café. Ces options peuvent vous permettre de trouver la solution la plus adaptée à votre budget et à vos besoins spécifiques.
Un contrat de location flexible : si votre entreprise est en pleine croissance et que vous anticipez des changements dans vos besoins, certains fournisseurs offrent des contrats de location évolutifs. Ces contrats flexibles s’adaptent à l’évolution de votre entreprise, vous permettant de modifier la capacité ou le type de machine à café en fonction de vos besoins.

#6 – Quel service de maintenance propose-t’il ?

Certains fournisseurs offrent la possibilité d’acheter ou de louer des machines à café. Ils incluent également un service de maintenance pour assurer le bon fonctionnement de vos équipements.

Questions à poser à votre futur fournisseur

Est-ce que le service de maintenance est inclus dans le contrat d’achat ou de location de la machine à café ?
Si vous possédez déjà une machine à café, pouvez-vous bénéficier du service de maintenance proposé par le fournisseur ?
Comment se déroule la procédure de réparation en cas de problème ?
Est-ce qu’une machine de remplacement est mise à disposition pendant la période de réparation ?
Quel est le délai du dépannage ?
Le fournisseur propose-t-il une plateforme de support en ligne avec des tutoriels et des ressources pour résoudre les petits problèmes par vous-même ?

#7 – Les cafés proposés par votre fournisseur

Passons maintenant au cœur du sujet : le café ! Chez certains fournisseurs, vous pouvez trouver une variété de cafés qui répondront à vos préférences spécifiques. Vous êtes fan du café bio en grain ? Assurez-vous que le fournisseur propose cette option.

Si vous êtes plutôt adepte des machines à café Nespresso ou Senseo, demandez s’ils peuvent vous livrer des pads ou des capsules compatibles avec votre machine.

La qualité du café et le goût sont des éléments essentiels pour une expérience café satisfaisante. Renseignez-vous sur l’origine du café, son processus de torréfaction et le niveau de fraîcheur. Certains fournisseurs proposent des cafés de spécialité provenant de régions spécifiques, offrant une palette d’arômes plus riche et complexe.

Le catalogue de cafés est également un aspect important à considérer. Plus un fournisseur offre une gamme variée de cafés, plus vous avez de chances de trouver celui qui correspond parfaitement à vos préférences et à celles de votre équipe.

Bien sûr, le prix par tasse de café est également un facteur à ne pas négliger, surtout si vous avez un budget café un peu serré. Prenez le temps de comparer les prix et les offres des différents fournisseurs. Le coût par tasse peut varier en fonction de la machine utilisée, du type de café choisi, de la quantité commandée, etc. En général, il se situe entre 0,15€ et 0,30€ par tasse.

#8 – Pourquoi favoriser un fournisseur qui est aussi torréfacteur

La torréfaction joue un rôle essentiel dans la libération des arômes du café. La torréfaction lente consiste à chauffer les grains de café pendant un certain laps de temps, généralement entre 8 et 25 minutes.

Opter pour une torréfaction artisanale présente plusieurs avantages :

Vous obtenez un café avec une palette d’arômes plus riche et complexe,
La torréfaction lente permet de conserver la fraîcheur du café,
En choisissant des torréfacteurs locaux, vous soutenez l’économie locale.

À l’inverse, la torréfaction industrielle utilise des techniques de torréfaction plus rapides, adaptées à une production à grande échelle. Malheureusement, cela signifie que les arômes et les saveurs du café n’ont pas suffisamment de temps pour se développer pleinement, et il est fréquent que les grains soient brûlés. Le résultat ? Un goût décevant.

La fréquence de torréfaction et la fraîcheur du café

La fréquence de torréfaction est un aspect crucial qui impacte directement la fraîcheur et la qualité du café que vous dégustez. Lorsqu’un café est fraîchement torréfié, il libère toute la richesse de ses arômes et de ses saveurs.

En revanche, si le café a été torréfié il y a plusieurs mois, ces arômes et huiles se dissipent progressivement, laissant place à un café moins savoureux.

#9 – Les autres consommables inclus dans la prestation

Ne négligez pas les à-côtés lors de votre choix de fournisseur de café ! Considérez les besoins et les préférences de vos collègues qui ne boivent pas de café, notamment les amateurs de thé.

Pour une pause-café plus gourmande, certains fournisseurs proposent des snacks, comme des petits chocolats ou des biscuits. Pour les collègues qui aiment leur café bien crémeux, est-ce que le fournisseur propose des produits complémentaires tels que des capsules de lait ?

Si vous avez un bureau spacieux avec une cuisine éloignée, pourquoi ne pas envisager une fontaine à eau ? Vos employés pourront se désaltérer facilement et avoir accès à de l’eau fraîche à tout moment.

#10 – La profondeur des services proposés par le prestataire café que vous envisagez

Le choix entre le full service et le self-service dépendra de la taille de votre entreprise, de vos préférences en matière de gestion du café et de votre budget.

Full service

Certains fournisseurs offrent un service complet où ils prennent en charge toutes les tâches liées au café. Ils viendront quotidiennement remplir les machines avec du café en grains, s’occuper du nettoyage et de l’entretien des machines, et veiller à ce que tout fonctionne parfaitement.

Ce type de service est généralement proposé pour les grands bâtiments ou les entreprises avec de nombreuses machines à café, comme les tours de bureaux, les hôpitaux, etc. C’est une option pratique pour les entreprises qui souhaitent déléguer complètement la gestion de leur café.

Self-service

D’autres fournisseurs, comme Javry, proposent un service en libre-service, où c’est le client qui prend en charge les tâches quotidiennes liées au café. Vous êtes responsable de remplir vos machines avec du café en grains, de faire le nettoyage régulier et de veiller à l’entretien des machines.

Ce type de service convient généralement aux petites et moyennes entreprises qui préfèrent garder le contrôle sur la gestion de leur café et qui ont le personnel et les ressources pour le faire.

#12 – Étudiez les avis clients

Les avis des clients peuvent vous aider afin de prendre une décision éclairée. Une plateforme bien connue pour recueillir ces avis est Trustpilot. Les consommateurs partagent leurs expériences concernant la qualité du service, la fiabilité de la livraison, le service client…

Les avis clients offrent un aperçu de l’expérience vécue par d’autres consommateurs, ce qui peut vous aider à évaluer si un fournisseur de café répondra à vos attentes.

En plus des avis clients sur Trustpilot, vous pouvez également consulter d’autres sources d’avis, comme les réseaux sociaux, la fiche Google du fournisseur ou effectuer une recherche spécifique pour trouver des avis sur un fournisseur particulier.

Une autre approche consiste à demander directement des références au fournisseur. Par exemple, parler directement avec un client existant pour avoir un aperçu de leur expérience avec le fournisseur.

#12 – Les avantages pour les employés

Certains fournisseurs de café, qui s’adressent à la fois aux entreprises et aux particuliers, ont de chouettes offres à proposer à vos employés. N’hésitez pas à vous renseigner auprès des fournisseurs sur les éventuels avantages offerts aux employés.

Chez Javry, par exemple, vous bénéficiez d’une réduction de 10 % sur vos achats de café. C’est une belle occasion de savourer une tasse de café de qualité à un prix avantageux !

Vous avez maintenant tous les critères en tête pour choisir votre fournisseur de café idéal pour le bureau. Prenez le temps de comparer les offres (par ici pour une liste de fournisseurs français de machines à café), de poser les bonnes questions et de consulter les avis clients. Et, préparez-vous à des pauses-café plus délicieuses et énergisantes que jamais !