Ce n’est plus à prouver, la pause café au travail est un véritable stimuli pour la productivité et le bien-être des salariés. Cependant, ce moment de détente a un coût.

Qu’il s’agisse de la machine, du café, de la maintenance, des consommables, il y a de nombreux paramètres à prendre en compte afin de faire les meilleurs choix pour sa société. Découvrez comment estimer le prix de la machine à café idéale pour votre entreprise grâce à nos conseils, afin de contenter vos employés aussi bien que votre comptable !

Table des matières

TLDR: le prix moyen par taille d’entreprise

Si vous n’avez pas le temps de lire la suite de l’article et que vous voulez avoir une idée rapide de combien coûte une machine à café d’entreprise, voici un tableau récapitulatif qui reprend, selon la taille de votre entreprise, le coût d’achat moyen d’une machine adaptée ainsi que le coût moyen par tasse (qui comprend le café et l’entretien de la machine).

Taille d’entreprise	Coût d’achat de la machine	Coût par café
de 1 à 15 personnes	entre 500€ et 1500€	entre 0,30€ et 0,35€
de 15 à 40 personnes	entre 1500€ et 2500€	entre 0,24€ et 0,33€
de 30 à 60 personnes	entre 2000€ et 3500€	entre 0,22 et 0,28€
de 60 à 100 personnes	entre 3000€ et 6000€	entre 0,22 et 0,26€

Au delà de 100 personnes, nous vous conseillons de multiplier les machines à café afin plutôt que de prendre des modèles plus grands. Cela évitera les files devant l’unique machine à café.

Vous pouvez également retrouver un exemple complet de calcul pour une entreprise de 30 employés à la fin de cet article.

#1 – Évaluer la consommation de café de son entreprise

Comment calculer la consommation de son entreprise en répondant à 4 questions.

À moins d’interroger chaque salarié sur ses habitudes de consommation de café, il est difficile de définir exactement les besoins de votre entreprise. C’est pourquoi nous avons réuni ici toutes les questions auxquelles vous pouvez répondre sans mobiliser tout un service pour collecter et analyser des données à la pause café !

Les 4 questions à se poser

Combien de salariés travaillent dans l’entreprise ?
- Le critère le plus important !
Combien de jours les employés sont-ils présents on site chaque semaine ?
- Si vous permettez quelques jours de télétravail par semaine, cela fera baisser le nombre de boissons chaudes consommées chaque jour.
Combien de tasses par jour par personne ?
- prenez en compte les préférences de l’équipe : si une grande partie de vos collaborateurs trouvent leur boost de caféine dans le thé ou préfèrent le pouvoir calmant d’une infusion, cela diminue considérablement votre budget café.
- Nous avons analysé la consommation de nos 400 entreprises clientes, nous comptons en moyenne 1,8 tasse de café par employé par jour au bureau , en prenant en compte les personnes qui n’en boivent pas du tout !
Combien de visiteurs externes visitent l’entreprise chaque jour ?
- Si vous recevez souvent des prestataires externes ou des clients, alors il est nécessaire de prendre en compte leur consommation de café afin d’augmenter les dépenses liées et même ajuster le type de machine à vos besoins. En moyenne, on compte 0,5 tasse par visiteur externe.

Pour avoir votre consommation journalière, le calcul final se fait donc comme ceci:

Nombre de tasses bues par des employés au bureau =
( [Nbre d’employés] X [Nbre de jours au bureau par employé] X [Nbre de tasses par employé]) / 5 (jours ouvrables)

Et, éventuellement ➡️ Nombre de tasses bues par des externes = [Nbre de visiteurs externes par jour] * 0,5

Un exemple réel chiffré

30 employés dans l’entreprise
3 jours de travail au bureau (2 jours de télétravail par semaine)
4 visiteurs par jour
Nombre de cafés d’employés = (30 * 3 * 1,8) / 5 = 32,4 tasses / jour
Nombre de cafés d’externe = 4 * 0,5 = 2 tasse / jour
Nombre total de tasses = 34,4 tasses / jour

Maintenant que vous avez estimé le nombre de tasses de café nécessaires pour faire tourner le moteur de votre société, il ne faut pas oublier d’ajouter à la facture les essentiels pour un engrenage bien huilé…

#2 – Calculer le prix par tasse de café

Une tasse de café peut être préparée avec différentes moutures et différents types de machines:

Café en grains → machine automatique à grains
Café moulu → percolateur
Dosettes / pads → machine Senseo
Capsules → machine Nespresso Pro

En bref, voici le résumé du coût du café pour une tasse:

Café en grains	Café moulu	Dosettes	Capsules
≈ 0,20 € HT	≈ 0,15 € HT	≈ 0,10 € HT	0,35 à 0,55 € HT

Coût du café en grains

Le café en grains est l’option la plus qualitative quant à la fraîcheur du café qu’elle produit. Moulu à la demande par une machine automatique à grains ou par un distributeur multi-boissons à broyeur intégré, le café produit est également très économique.

Avec ces machines automatiques, on compte entre 8 et 12 grammes par tasse soit 10 grammes en moyenne. On obtient alors une centaine de tasses de café pour 1 kg de grains.

Si on prend un paquet de notre café éthiopien Wirisi à 21,95 € HTVA, une tasse revient à 0,22 € environ. On parle ici du prix du café seul, sans autres consommables.

Coût du café moulu

Le café moulu reste en général assez économique : à qualité égale, le prix au kilo reste le même entre café moulu et café en grains.

En revanche, avec un percolateur, on utilise plutôt 7 à 8 grammes de café par tasse. Donc, 1 kg de café moulu produira environ 130 tasses.

En choisissant le même café éthiopien (tous les cafés grains et moulu sont au même prix chez Javry) à 21,95 € / kg HT, vous obtiendrez donc environ 130 tasses à 0,16 € par tasse.

Coût des capsules Nespresso Pro

Les capsules sont la solution café la plus onéreuse pour votre entreprise. La qualité en tasse est moyenne pour un prix allant 0,35 à 0,55 € par café.

Aussi, c’est la solution comportant le plus fort impact environnemental. À noter que les capsules pour machines professionnelles sont différentes des capsules pour Nespresso domestique.

Coût des dosettes Senseo

Moins coûteuses que les capsules, avec des dosettes, votre café vous coûte environ 0,10 € par tasse, néanmoins la qualité en tasse est très basse.

De plus, les machines à dosettes suffiront seulement à des TPE où le besoin journalier en café est inférieur à 10-15 tasses. Au delà, votre machine Senseo ne tiendra pas le coup !

Chez Javry, on ne saurait que trop vous recommander le café en grains. Économique, bien plus écologique que les capsules et les dosettes, et surtout de très bonne qualité, c’est le compromis idéal pour ravir vos salariés et le budget de l’entreprise !

#3 – Prix et amortissement de la machine à café

Afin d’adopter la machine à café entreprise la plus adaptée aux exigences de votre entreprise, il est nécessaire d’étudier les différentes caractéristiques proposées par les nombreux modèles existants. C’est pourquoi nous avons analysé quatre catégories de machines professionnelles sous les angles pratiques et économiques !

	Machine à grains automatique	Machine à capsules pro	Distributeur multi-boissons	Percolateur professionnel
Avantages	– Qualité en tasse élevée – Coût par tasse dans la moyenne – Robustes et durables	– Chacun choisit son café – Qualité en tasse correct	– Grand choix de boissons – Faible coût par tasse	– Machine pas chère – Grande quantité de café en 1 fois
Inconvénients	– Coût d’achat élevé – Même café pour tout le monde	– Coût par tasse élevé – Fort impact écologique – Peu fiables dans le temps	– Coût d’achat élevé – Entretien fastidieux	– Qualité en tasse faible – Gaspillage conséquent
Capacité journalière max	10 à 200 tasses	jusqu’à 150 tasses	80 à 400 tasses	Illimité
Prix machine à l’achat	300 à 3000 € HT	1500 à 2500 € HT	2000 à 7000€ HT	200 à 500€ HT
Coût par tasse moyen	0,23 € HT	0,35 – 0,55 €	0,21 € HT	0,18 € HT

↪️ Pour approfondir le sujet des atouts, faiblesses et coûts de chaque option, consultez notre article regroupant 15 critères pour choisir une machine à café d’entreprise !

#4 – Achat ou location ? Ce n’est pas le même prix !

L’achat d’une machine à café d’entreprise représente quoiqu’il en soit un engagement. Il faut être certain de faire le bon choix pour les besoins de sa société, trouver un fournisseur de café, trouver un prestataire pour la maintenance…

Plus tard cet investissement portera ses fruits et les coûts opérationnels seront réduits au minimum. Mais quid de la location ? Les contrats paraissent contraignants, pourtant ils peuvent être tout aussi avantageux que l’achat d’un appareil.

ACHAT		LOCATION
Avantages	Inconvénients	Avantages	Inconvénients
choix fournisseur	plus ou moins gros investissement	pas de trésorerie à avancer	pas le choix en fournisseur de café
pas d’engagement	remplacement onéreux si machine obsolète	coûts d’entretien réduits	cher sur le long terme
rentable sur le long terme	temps passé à souscrire aux différents contrats	remplacement en cas de panne
contrat d’entretien possible		contrats flexibles

De possibles frais annexes

Vous ne l’avez peut-être pas encore envisagé, mais l’installation d’une machine à café payante pour entreprise entraîne des coûts supplémentaires. Il y a des frais de service, des commissions, etc.

C’est à prendre en compte dans votre calcul financier, tout le fait que les recettes réalisées avec la vente du café sont un moyen d’amortir les frais d’achat ou de location assez répandu.

↪️ Pour vous renseignez d’avantage, voici un exemple des coûts nayax pour une machine à café équipée avec paiement par CB.

#5 – Les coûts d’entretien de votre machine à café

Entretien annuel d’une machine à café professionnelle

Lors de l’achat d’une machine à café, souscrire à un contrat de maintenance et dépannage n’est pas obligatoire. Cependant, sur la durée, il pourrait vous économiser une somme d’argent et de tracas considérables. Dans tous les cas, il est nécessaire d’effectuer un entretien régulier de votre machine à café d’entreprise avec les produits appropriés afin d’en assurer la longévité et le bon fonctionnement.

Le contrat de maintenance et de dépannage

Souscrit automatiquement au moment de la location, et en option lors de l’achat, le contrat de maintenance sera à ajouter au calcul du prix d’une machine à café d’entreprise.

Un contrat de maintenance de machine à café coûte entre 150 et 600€ par an selon le modèle. Pour avoir un prix précis, le mieux est de faire une demande de devis.

Ce type de contrat contient en général 3 éléments cruciaux:

Une assurance dépannage: lorsque votre machine est défectueuse, un techinicien vient la réparer
Une machine de remplacement: si la machine doit être réparée en atelier, une machine de remplacement est installée le temps de la réparation
Un entretien annuel proactif: afin de faire un bon nettoyage de printemps, de régler le moulin à café, et de vérifier le bon fonctionnement général

Les produits d’entretien

La plupart des machines à café d’entreprise demandent un entretien régulier. Certaines machines sont quasiment autonomes, d’autres nécessitent un peu plus d’effort et/ou de produits.

Lorsque vous optez pour une machine full automatique (Jura, Delonghi, Saeco, …) vous allez avoir besoin de :
- filtres à eau: environ 1 filtre tous les 50 à 300L (en fonction de la dureté de l’eau) ou tous les 2 mois (~30€ / filtre)
- pastilles de nettoyage: environ 1 pastille toutes les 150 cafés (~1€ / pastille)
- tablettes de détartrage : maximum 3 par mois si vous utilisez des filtres à eau (~2€ / tablette)

Les distributeurs multi-boissons (Necta, Rhea, Bianchi, …) requiert simplement un filtre à eau une fois par an qui coûte entre 70 et 200€ selon la taille.

Exemple réel: calcul du budget café total d’une entreprise de 30 personnes

Prenons le cas d’un client récent chez qui nous avons installé une machine à grains automatique:

Une entreprise de 30 personnes
avec environ 2 jours de télétravail par employé
sans visiteur externe ni client (ou très peu)

Nombre total de tasses par jour: 30 * (5-2) * 1,8 = ~32 tasses par jour

Nombre total de cafés par mois: 32 * 20 jours ouvrables = 640 cafés par mois

En comptant ~10gr de café par tasse, cela signifie qu’il faut 6,5 kg par mois de café.

Ils ont sélectionné notre café Lilith. Ce café propose un prix dégressif sur la quantité: ils font des commandes de 10kg, cela leur revient à 18,95€ / kg.

Annuellement, ils auront besoin de 78kg de café (12 * 6,5kg),

Achat de paquets de café: 1475€ / an

Pour leur situation, nous leur avons ont conseillé la machine à grains Jura WE6. Ils ont décidé d’acheter cette machine cash, mais de prendre avec un contrat de maintenance sur 60 mois.

Achat de la machine (oneshot): 1300€
Contrat de maintenance: 350€ / an

Enfin, calculons les besoins en produits d’entretien.

Pour calculer les besoins en filtres à eau, il faut connaitre la dureté de l’eau (au plus l’eau est dure, au plus vite il faut changer le filtre). Chez ce client, l’eau a une dureté d’environ 20° dH. Il faudra donc changer le filtre tous les ~1000 cafés, donc tous les 1,5 mois.

Ils auront ainsi besoin de:

8 filtres Claris Pro Smart+ = ~264€ / an

Pour le nettoyage, avec un total de 7680 cafés sur l’année (640 * 12), ils auront besoin de 51 pastilles de nettoyage:

2,5 boites de 20 pastilles de nettoyage Jura: ~41€ / an

Je ne compte pas d’opération de détartrage car, si le filtre est remplacé correctement dans les temps, il n’y a pas besoin de détartrage.

Une machine à café Jura WE6 + café + produits d’entretien pour une société de 30 personnes revient donc à:

Achat initial de la machine: 1300€
Café: 1475€ / an
Contrat de maintenance: 350€ / an
Produits d’entretien: 305€ / an
Total: 2130€ / an

Bon à savoir: les prix affichés ci-dessus sont tous hors TVA.

Ces calculs sont un peu fastidieux, mais vous avez compris l’idée. Le plus simple est encore de nous contacter afin que l’on discute ensemble du prix idéal pour votre machine à café d’entreprise !