quel système de paiement choisir pour sa machine à café d'entreprise

Quel est le meilleur système de paiement pour machine à café (en entreprise) ?

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Vous souhaitez que le café distribué dans vos bureaux soit payant ? Soit ! Mais savez-vous quels sont les différents systèmes de paiement pour machines à café qui existent, et lesquels sont à privilégier ? On vous les présente, et surtout on vous parle de notre préféré, chez Javry.

Les différents systèmes de paiement pour machine à café

Paiement par jetons

Des jetons, comme ceux des caddies, viennent remplacer la monnaie pour payer les boissons. Vous avez la main sur le nombre de jetons en circulation, et vous n’avez pas à vous embêter à savoir si vos usagers ont de la monnaie sur eux ce jour là.

  1. AVANTAGES
    • il n’y a pas d’argent en circulation dans la machine à café ou à amener à la banque.
    • vous pouvez facilement faire des opérations de gratuité en offrant X jetons à vos employés.
  2. INCONVÉNIENTS
    • vous devrez régulièrement procéder à la redistribution de tous les jetons à tous les employés, ce qui est long et fastidieux.
    • des employés perdront forcément leur jeton un moment ou l’autre, et vous devrez renflouer le stock général de jetons, ce qui a un coût.
    • ces jetons peuvent être falsifiables ce qui peut entraîner des fraudes.
  3. POUR QUI ?
    • en réalité, cette solution est plus appropriée pour une boulangerie ou une sandwicherie, où le commerçant pourra faire payer le café sans avoir à le préparer lui-même.

Paiement par monnayeur

Le monnayeur est un boîtier en métal que nous avons l’habitude de voir sur les gros distributeurs multi-boissons. On insère la monnaie dans une fente prévue à cet effet. Parfois, un boîtier numéraire permet de sélectionner le numéro correspondant à la boisson chaude choisie. On distingue le monnayeur rendeur (ie : qui rend la monnaie) du non-rendeur (il est nécessaire d’avoir pile le bon montant pour payer son café, au risque de perdre sa monnaie).

  1. AVANTAGES
    • n’est pas dépendant d’une quelconque technologie ou connexion internet qui pourrait tomber en panne.
    • c’est la solution de paiement la moins coûteuse à mettre en place.
  2. INCONVÉNIENTS
    • beaucoup de manutention : vous devrez vider et déposer l’argent en banque très régulièrement (sinon, cela peut attirer la convoitise).
    • la présence d’argent liquide sur place peut attirer l’a convoitise.
  3. POUR QUI ?
    • un commerce ou lieu d’accueil avec beaucoup de passage, comme une aire d’autoroute ou un hôpital.

Paiement par badge

La machine à café se déclenche en lisant une carte magnétique « chargée » de X consommations. Plusieurs options de gestion sont possibles et cumulables. Les employés peuvent acheter des consommations en amont en rechargeant leur badge en autonomie. En parallèle, l’employeur peut prendre à sa charge une partie des consos, qui sont automatiquement chargées sur le badge du personnel à une fréquence définie (ie : 1 café offert chaque jour, ou bien 10 par mois, etc).

  1. AVANTAGES
    • la recharge se fait de manière numérique et très facile.
    • c’est un système très modulable qui permet d’apporter ponctuellement de la gratuité dans un environnement payant.
  2. INCONVÉNIENTS
    • l’accès au café est totalement verrouillé pour des personnes extérieurs ou des salariés ayant oublié leur badge.
    • le moindre badge volé ou démagnétisé sera coûteux à remplacer.
  3. POUR QUI ?
    • un bureau qui opte pour un système payant par carte (voir ci-dessous) mais qui souhaite aussi proposer de la gratuité ponctuellement à certaines catégories de personnes via des badges gratuits.
les avantages du paiement par carte bancaire pour le café en entreprise

Pourquoi privilégier un paiement par carte bancaire pour le café de votre entreprise ?

Soyons honnête : chez Javry, on est plutôt des partisans du café gratuit. Ne serait-ce que parce la thématique monétique très complexe au niveau administratif ET en termes de dépannage (cela complexifie l’intervention des techniciens car doivent venir avec une machine avec un système équivalent). Et que notre but, c’est tout de même surtout de vous simplifier la vie au bureau !

Mais cela n’en fait pas la solution idéale pour tous les environnements.

Si vous avez de bonnes raisons de faire payer le café dans votre entreprise, le système le plus simple niveau mise en place et utilisation est le boîtier de lecteur de carte de crédit.

On vient ajouter un boîtier de paiement par CB avec clavier et surface sans-contact, et les usagers payent leurs consommations avec leur carte bancaire ou leur smartphone.

  • vous n’avez pas à manier de l’argent liquide ou un accessoire extérieur (comme un badge ou des jetons)
  • le paiement en sans-contact est très rapide – finie la file à la machine à café !

Nayax, la solution de paiement que l’on recommande

Parmi les prestataires du marché, Javry a décidé de travailler avec Nayax, l’acteur-clé du marché. En tant que leader, leur fiabilité et leur efficacité sont indéniables, et nous les recommandons sans hésiter.

Par ailleurs, ils font écho à nos valeurs d’éthique. Certains outils de monétique par carte peuvent être détournés pour blanchir de l’argent sale, c’est un enjeu délicat. Nayax est le prestataire qui met le plus de barrières légales* à l’entrée pour vérifier d’où proviennent les fonds et qui va en bénéficier, afin de freiner ces utilisations malhonnêtes.

Enfin, avantage comptable non-négligeable : les fonds bancaires générés par la machine à café sont versés 2x par mois sur le compte de votre entreprise.

* si besoin, nous pouvons vous proposer des alternatives un peu moins lourdes administrativement, et donc moins chères. Demandez un devis, Javry vous répond en 24 h!

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