Un déménagement de bureau représente beaucoup de travail, il arrive que l’on oublie ou que l’on ne pense pas à certaines choses… Pas de soucis nous avons fait la liste des 15 points à ne pas oublier quand on déménage !
Déménagement de bureau : 15 choses à ne pas oublier
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Un déménagement de bureau n’est généralement pas une partie de plaisir à organiser surtout si on ne prend pas en compte tous les facteurs.
Mais si celui-ci est bien fait et a été organisé de A à Z il n’y a aucune raison qu’il se passe mal !
Pour être sûr que vous n’ayez rien oublié avant le grand départ voici une petite liste de 15 choses à ne pas oublier ou à prendre en compte quand on prépare un déménagement d’entreprise.
Avant le déménagement
1. Avoir un plan clair et détaillé
Avant toute chose, il faut avoir une idée claire de ce que le déménagement va représenter pour l’entreprise :
- Elle s’agrandit et a besoin de place ?
- Le bail de location arrive à expiration ?
- Les affaires ont évolué et nécessitent un entrepôt ?
Quelle qu’en soit la raison, la meilleure solution pour bien commencer est la création d’une liste de tâches claire et nette. Celle-ci va vous permettre de voir clairement ce qu’il faudra faire et ce qui a déjà été fait.
Ce qui est également très important à établir, c’est un calendrier clair avec toutes les dates pour les différentes étapes et essayer de tenir le planning pour ne pas avoir de retard et ralentir le processus.
2. Prendre en compte le contrat de bail
La loi belge stipule que l’on doit annoncer son renoncement au moins 6 mois avant la fin d’un tiernat (3 ans). N’oubliez donc pas de le faire avant qu’il ne soit trop tard !
Cependant, votre contrat stipule peut-être une autre durée pour annoncer son renoncement.
3. Définir une équipe responsable et de confiance
Un déménagement est un grand changement qui demande beaucoup d’organisation et de préparatifs. C’est pour cela qu’il ne faut pas le gérer seul !
Ayez des personnes de confiance avec vous pour vous aider au quotidien. Par exemple pour prendre les remarques des employés, régler les problèmes liés au déménagement…
Il est crucial que vous puissiez déléguer des tâches !
4. Communiquer le plus tôt possible aux employés
La communication en entreprise est très importante. C’est pour cela qu’il faut impérativement communiquer aux employés les grandes lignes du déménagement le plus vite possible.
D’un côté, ils seront impliqués dans le projet, ce qui est bénéfique si tout le monde y met du sien, et d’un autre côté vous n’aurez pas le problème d’avoir des employés mécontents en apprenant la nouvelle en dernière minute !
5. Déclarer le siège d’exploitation et/ou modifier le siège social
Si vous déménagez, il ne faut pas oublier de changer votre adresse dans la BCE (Banque Carrefour des Entreprises), attention cela peut vous coûter !
Le siège social étant inscrit dans les statuts, vous devrez également changer votre statut dans le moniteur belge.
6. Contacter ses fournisseurs
Il est important de contacter ses fournisseurs le plus vite possible.
Pensez aux différents compteurs :
- d’eau,
- de gaz,
- d’électricité
Pensez également à vos autres fournisseurs chez qui vous avez un abonnement pour qu’ils puissent mettre à jour vos données:
- téléphonie
- internet
- serveur
- fontaines à eau
- machines à café
- …
7. Penser à l’accessibilité du nouveau lieu de travail
Avant de déménager, il est important de fournir aux employés un plan d’accès du nouveau bureau et les moyens de s’y rendre : en voiture, vélo, bus, tram, métro, train…
Sans oublier de leur communiquer les possibilités de stationnements disponibles.
Pendant le déménagement
1. Rassembler une équipe
Si le déménagement est de grande envergure, il vaut mieux faire appel à des professionnels du déménagement comme Dockx-Movers ou Potiez-Deman.
Cependant, il faut bien préparer les cartons pour pouvoir les retrouver plus facilement par la suite !
Vous pouvez également faire cela par vos propres moyens et pourquoi en faire un teambuilding ?
2. Trier les affaires lors de la préparation des cartons
Le déménagement est l’occasion de faire un grand tri dans les affaires. Classez par couleurs les différents cartons en fonction du service ou des employés.
Mettez également à la disposition de vos employés des sacs de tri pour qu’ils puissent jeter ce qu’ils ne vont pas prendre.
3. Nettoyer avant de partir et nettoyer avant d’arriver
Au moment de partir, il faut nettoyer un grand coup une dernière fois le bureau pour que celui-ci soit propre. Il faut également voir dans votre contrat de location si vous ne devez pas le remettre à l’état d’origine (peinture aux murs, les sols… ).
Vous pouvez également faire un grand nettoyage du nouveau bureau avant l’arrivée de vos équipes, c’est toujours plus sympathique d’arriver dans un espace propre !
Après le déménagement
1. Mettre à jour son site internet
On retrouve en général sur les sites internet plusieurs fois l’adresse de votre société (dans l’onglet contact, en bas de page, etc.).
N’oubliez pas de les changer pour que vos informations soient à jour.
2. Mettre à jour les documents officiels
Votre adresse apparaît sur vos documents officiels. Entre autres:
- vos contrats avec vos clients/fournisseurs
- vos factures
- vos bons de livraison
- vos signatures d’emails
- …
N’oubliez pas de les mettre à jour, c’est une tâche qui doit être faite le plus vite possible après le déménagement.
Vous devrez également demander à chaque employé de faire les changements nécessaires (signatures d’email, etc).
3. Refaire des cartes de visite
Si les cartes de visite de votre entreprise affichent votre ancienne adresse, il va falloir en refaire !
4. Changer la décoration du bureau
Votre récent déménagement dans vos nouveaux locaux va peut-être vous donner des idées pour une nouvelle décoration. C’est donc la meilleure occasion de la changer.
5. Organiser une petite réception pour le nouveau bureau
Après avoir emménagé, vous pouvez organiser une petite réception avec vos collègues pour marquer le coup et inaugurer les nouveaux bureaux de votre entreprise.
6. Faire un sondage 1 mois après le déménagement
Vous pouvez faire un sondage de satisfaction auprès de vos collaborateurs pour savoir s’ils sont heureux dans les nouveaux bureaux.
Si certains employés ne sont pas contents, vous pourrez réfléchir avec eux à des solutions pour rendre le nouveau bureau meilleur.
Le déménagement d’une entreprise représente un énorme travail d’un point de vue organisationnel.
C’est pour cela que dès le début du processus il faut s’entourer de personnes de confiance pour gérer au mieux le déménagement, sans oublier de communiquer à propos de celui-ci à tous vos collaborateurs.
Il ne faut pas non plus oublier de mettre à jour ses documents professionnels et s’assurer d’avoir pris contact avec ses fournisseurs pour qu’ils puissent mettre à jour vos coordonnées.
Enfin, un déménagement représente un renouveau pour votre entreprise, alors n’hésitez pas à marquer le coup avec une réception dans vos nouveaux locaux !
