Ce n’est plus à prouver, la pause café au travail est un véritable stimuli pour la productivité et le bien-être des salariés. Cependant, ce moment de détente a un coût.
Qu’il s’agisse de la machine, du café, de la maintenance, des consommables, il y a de nombreux paramètres à prendre en compte afin de faire les meilleurs choix pour sa société. Découvrez comment estimer le prix de la machine à café idéale pour votre entreprise grâce à nos conseils, afin de contenter vos employés aussi bien que votre comptable !
TLDR: le prix moyen par taille d’entreprise
Si vous n’avez pas le temps de lire la suite de l’article et que vous voulez avoir une idée rapide de combien coûte une machine à café d’entreprise, voici un tableau récapitulatif qui reprend, selon la taille de votre entreprise, le coût d’achat moyen d’une machine adaptée ainsi que le coût moyen par tasse (qui comprend le café et l’entretien de la machine).
| Taille d’entreprise | Coût d’achat de la machine | Coût par café |
| de 1 à 15 personnes | entre 500€ et 1500€ | entre 0,30€ et 0,35€ |
| de 15 à 40 personnes | entre 1500€ et 2500€ | entre 0,24€ et 0,33€ |
| de 30 à 60 personnes | entre 2000€ et 3500€ | entre 0,22 et 0,28€ |
| de 60 à 100 personnes | entre 3000€ et 6000€ | entre 0,22 et 0,26€ |
Au delà de 100 personnes, nous vous conseillons de multiplier les machines à café afin plutôt que de prendre des modèles plus grands. Cela évitera les files devant l’unique machine à café.
Vous pouvez également retrouver un exemple complet de calcul pour une entreprise de 30 employés à la fin de cet article.
#1 – Évaluer la consommation de café de son entreprise
La consommation de café est le premier élément à estimer pour calculer votre budget. D’après les consommations observées chez nos entreprises clientes, nous utilisons chez Javry un repère simple :
2 cafés par salarié et par jour ouvré, télétravail habituel et non-buveurs compris.
Pour une entreprise de 30 salariés, cela représente environ 60 cafés par jour, soit 1 200 cafés ou 12 kg de café par mois avec un dosage moyen de 10 g par tasse. L’accueil régulier de visiteurs ou certaines habitudes propres à votre entreprise peuvent bien sûr faire varier cette estimation.
→ Découvrez comment calculer précisément la quantité de café à commander chaque mois.
#2 – Calculer le prix par tasse de café
Une tasse de café peut être préparée avec différentes moutures et différents types de machines. Si chaque méthode et chaque constructeur a ses dosages précis, nous comptons ici une moyenne de 10g de café par tasse. Bien sûr, il s’agit d’ordre de grandeur, et tout dépend de si vous achetez en gros ou non, si vous privilégiez le bio et éthique ou si vous optez pour le premier prix, etc.
| Café grains | Café moulu | Dosettes | Capsules | |
|---|---|---|---|---|
| Prix moyen marché | ≈ 0,20 à 0,35 € HT | ≈ 0,15 à 0,25 € HT | ≈ 0,15 à 0,30 € HT | ≈ 0,30 à 0,60 € HT |
Coût du café en grains
Le café en grains est l’option la plus qualitative quant à la fraîcheur du café qu’elle produit. Moulu à la demande par une machine automatique à grains ou par un distributeur multi-boissons à broyeur intégré, le café produit est également très économique.
Avec ces machines automatiques, on compte entre 8 et 12 grammes par tasse soit 10 grammes en moyenne. On obtient alors une centaine de tasses de café pour 1 kg de grains.
Si on prend un paquet de notre café éthiopien Wirisi à 21,95 € HTVA, une tasse revient à 0,22 € environ. On parle ici du prix du café seul, sans autres consommables.
Coût du café moulu
Le café moulu reste en général assez économique : à qualité égale, le prix au kilo reste le même entre café moulu et café en grains.
En revanche, avec un percolateur, on utilise plutôt 7 à 8 grammes de café par tasse. Donc, 1 kg de café moulu produira environ 130 tasses.
En choisissant le même café éthiopien (tous les cafés grains et moulu sont au même prix chez Javry) à 21,95 € / kg HT, vous obtiendrez donc environ 130 tasses à 0,16 € par tasse.
Coût des capsules Nespresso Pro
Les capsules sont la solution café la plus onéreuse pour votre entreprise. La qualité en tasse est moyenne pour un prix allant 0,35 à 0,55 € par café.
Aussi, c’est la solution comportant le plus fort impact environnemental. À noter que les capsules pour machines professionnelles sont différentes des capsules pour Nespresso domestique.
À lire: Machine Nespresso Professional : avantages et inconvénients
Coût des dosettes Senseo
Moins coûteuses que les capsules, avec des dosettes, votre café vous coûte environ 0,10 € par tasse, néanmoins la qualité en tasse est très basse.
De plus, les machines à dosettes suffiront seulement à des TPE où le besoin journalier en café est inférieur à 10-15 tasses. Au delà, votre machine Senseo ne tiendra pas le coup !
Chez Javry, on ne saurait que trop vous recommander le café en grains. Économique, bien plus écologique que les capsules et les dosettes, et surtout de très bonne qualité, c’est le compromis idéal pour ravir vos salariés et le budget de l’entreprise !
#3 – Prix et amortissement de la machine à café
Afin d’adopter la machine à café entreprise la plus adaptée aux exigences de votre entreprise, il est nécessaire d’étudier les différentes caractéristiques proposées par les nombreux modèles existants. C’est pourquoi nous avons analysé quatre catégories de machines professionnelles sous les angles pratiques et économiques !
| Machine à grains automatique | Machine à capsules pro | Distributeur multi-boissons | Percolateur professionnel | |
|---|---|---|---|---|
| Avantages | – Qualité en tasse élevée – Coût par tasse dans la moyenne – Robustes et durables | – Chacun choisit son café – Qualité en tasse correct | – Grand choix de boissons – Faible coût par tasse | – Machine pas chère – Grande quantité de café en 1 fois |
| Inconvénients | – Coût d’achat élevé – Même café pour tout le monde | – Coût par tasse élevé – Fort impact écologique – Peu fiables dans le temps | – Coût d’achat élevé – Entretien fastidieux | – Qualité en tasse faible – Gaspillage conséquent |
| Capacité journalière max | 10 à 200 tasses | jusqu’à 150 tasses | 80 à 400 tasses | Illimité |
| Prix machine à l’achat | 300 à 3000 € HT | 1500 à 2500 € HT | 2000 à 7000€ HT | 200 à 500€ HT |
| Coût par tasse moyen | 0,23 € HT | 0,35 – 0,55 € | 0,21 € HT | 0,18 € HT |
↪️ Pour approfondir le sujet des atouts, faiblesses et coûts de chaque option, consultez notre article regroupant 15 critères pour choisir une machine à café d’entreprise !
#4 – Achat ou location ? Ce n’est pas le même prix !
L’achat d’une machine à café d’entreprise représente quoiqu’il en soit un engagement. Il faut être certain de faire le bon choix pour les besoins de sa société, trouver un fournisseur de café, trouver un prestataire pour la maintenance…
Plus tard cet investissement portera ses fruits et les coûts opérationnels seront réduits au minimum. Mais quid de la location ? Les contrats paraissent contraignants, pourtant ils peuvent être tout aussi avantageux que l’achat d’un appareil.
| ACHAT | LOCATION | ||
| Avantages | Inconvénients | Avantages | Inconvénients |
| choix fournisseur | plus ou moins gros investissement | pas de trésorerie à avancer | pas le choix en fournisseur de café |
| pas d’engagement | remplacement onéreux si machine obsolète | coûts d’entretien réduits | cher sur le long terme |
| rentable sur le long terme | temps passé à souscrire aux différents contrats | remplacement en cas de panne | |
| contrat d’entretien possible | contrats flexibles | ||
De possibles frais annexes
Vous ne l’avez peut-être pas encore envisagé, mais l’installation d’une machine à café payante pour entreprise entraîne des coûts supplémentaires. Il y a des frais de service, des commissions, etc.
C’est à prendre en compte dans votre calcul financier, tout le fait que les recettes réalisées avec la vente du café sont un moyen d’amortir les frais d’achat ou de location assez répandu.
↪️ Pour vous renseignez d’avantage, voici un exemple des coûts nayax pour une machine à café équipée avec paiement par CB.
#5 – Les coûts d’entretien de votre machine à café
Lors de l’achat d’une machine à café, souscrire à un contrat de maintenance et dépannage n’est pas obligatoire. Cependant, sur la durée, il pourrait vous économiser une somme d’argent et de tracas considérables. Dans tous les cas, il est nécessaire d’effectuer un entretien régulier de votre machine à café d’entreprise avec les produits appropriés afin d’en assurer la longévité et le bon fonctionnement.
Le contrat de maintenance et de dépannage
Souscrit automatiquement au moment de la location, et en option lors de l’achat, le contrat de maintenance sera à ajouter au calcul du prix d’une machine à café d’entreprise.
Un contrat de maintenance de machine à café coûte entre 150 et 600€ par an selon le modèle. Pour avoir un prix précis, le mieux est de faire une demande de devis.
Ce type de contrat contient en général 3 éléments cruciaux:
- Une assurance dépannage: lorsque votre machine est défectueuse, un techinicien vient la réparer
- Une machine de remplacement: si la machine doit être réparée en atelier, une machine de remplacement est installée le temps de la réparation
- Un entretien annuel proactif: afin de faire un bon nettoyage de printemps, de régler le moulin à café, et de vérifier le bon fonctionnement général
Les produits d’entretien
La plupart des machines à café d’entreprise demandent un entretien régulier. Certaines machines sont quasiment autonomes, d’autres nécessitent un peu plus d’effort et/ou de produits.
- Lorsque vous optez pour une machine full automatique (Jura, Delonghi, Saeco, …) vous allez avoir besoin de :
- filtres à eau: environ 1 filtre tous les 50 à 300L (en fonction de la dureté de l’eau) ou tous les 2 mois (~30€ / filtre)
- pastilles de nettoyage: environ 1 pastille toutes les 150 cafés (~1€ / pastille)
- tablettes de détartrage : maximum 3 par mois si vous utilisez des filtres à eau (~2€ / tablette)
- Les distributeurs multi-boissons (Necta, Rhea, Bianchi, …) requiert simplement un filtre à eau une fois par an qui coûte entre 70 et 200€ selon la taille.
Exemple réel: calcul du budget café total d’une entreprise de 30 personnes
Prenons l’exemple d’une entreprise de 30 salariés équipée d’une machine à café à grains.
Avec notre estimation moyenne de 2 cafés par salarié et par jour ouvré, elle consommera environ 1 200 cafés par mois, soit 12 kg de café avec un dosage moyen de 10 g par tasse. Découvrez ici comment estimer la quantité de café nécessaire pour votre entreprise.
Mais le café n’est pas le seul poste à prendre en compte. Pour connaître le budget café réel d’une entreprise, il faut additionner la machine, le café, la maintenance et les produits d’entretien.
| POSTE | HYPOTHÈSE | BUDGET |
|---|---|---|
| Machine à café | Achat d’une Jura WE6 | 1 300 € à l’achat |
| Café | 144 kg/an de café Lilith à 18,95 €/kg | ≈ 2 729 €/an |
| Maintenance | Contrat de maintenance sur 60 mois | 350 €/an |
| Filtres à eau | Selon la consommation et une dureté d’eau de 20° dH | à recalculer |
| Pastilles de nettoyage | Selon les cycles d’entretien de la machine | à recalculer |
Le budget annuel récurrent comprend donc principalement le café, le contrat de maintenance et les produits d’entretien. La première année, il faut également ajouter l’achat de la machine.
Dans cet exemple, le café représente de loin le premier poste de dépense récurrent. Le coût exact des consommables dépend notamment de la dureté de l’eau, du nombre de préparations et des recommandations d’entretien de la machine.
Bon à savoir : les prix affichés ci-dessus sont hors TVA.
Ces calculs permettent d’obtenir un premier ordre de grandeur. Le plus simple reste de nous contacter pour dimensionner la machine et calculer le budget correspondant réellement à votre entreprise.
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