Café en entreprise : gratuit ou payant ?

Qu’importe la taille de votre entreprise, vous vous êtes peut-être demandé si vous deviez mettre à disposition du café gratuit au bureau ou si, au contraire, il valait mieux le faire payer. Et, si oui, à quel prix !

Peu rentable, compliqué à mettre en oeuvre, source de bug et de mauvaise image employeur : le café payant pour les employés cumule les mauvais points. On vous aide à prendre la bonne décision avec toutes les clefs en mains, en abordant les pour et les contre, ainsi que des idées de solutions alternatives et un point sur le du coût réel du café au bureau.

Café gratuit au bureau, beaucoup d’atouts, peu de défaut

Vous avez un petit budget café ? Votre priorité absolue, c’est le bonheur de vos employés, même si ça coûte un peu plus cher ? Offrir du café à vos employés présente de nombreux avantages :

Avantages

1. Améliorer votre employer branding et la rétention des talents :
   • pour attirer puis garder leurs talents, les employeurs doivent créer une culture d’entreprise positive, motivante et valorisante. En offrant du café gratuit à vos employés, vous leur montrez que vous voulez prendre soin d’eux et que vous vous souciez de leur bien-être.
2. Augmenter la satisfaction et la productivité des employés :
   • faire des petites pauses pendant la journée augmente le taux de productivité et de concentration. Rien de tel qu’un petit café pour se rebooster (à consommer avec modération bien sûr).
3. Donner envie à vos employés de venir au bureau :
   • vous offrez un cadre de travail agréable, où les employés peuvent partager des moments de convivialité plutôt que de rester chez eux ? Bingo, le télétravail sera utilisé avec parcimonie par vos équipes, qui apprécieront les petits plus du présentiel (donc un bon café gratuit !).

Inconvénient

Il n’y en a ici qu’un seul : le coût. C’est vous qui prenez en charge le poste café, et il faut l’intégrer dans vos charges car oui, fournir du bon café à un prix, entre les grains, la machine et l’entretien. Toutes les structures ne peuvent pas se le permettre.

Le café gratuit convient à la grande majorité des entreprises et comme évoqué plus haut, il offre de nombreux avantages.

En tant qu’employeur, vous devriez envisager de passer au café payant uniquement si votre budget ne permet pas de le proposer à vos collaborateurs, ou si ces derniers souhaitent un café de meilleure qualité.

Café payant : fausse bonne idée, ou allié des budgets serrés ?

Vous êtes un office manager ou un CEO et vous ne pouvez pas vous permettre d’offrir le café à vos collaborateurs ? Voici les avantages et inconvénients de faire payer le café.

Avantages

1. Proposer du café de qualité :
   • vous pouvez proposer un café de haute qualité sans vous ruiner. Bien souvent, les employeurs qui n’ont pas beaucoup de moyens mettent à disposition du café moulu de grande distribution à utiliser dans un percolateur rapidement obsolète. Justifiez le café payant auprès de vos collaborateurs en mettant en avant l’accès à un duo vrai bon café + machine.
2. Une pause café qui vous coûte moins cher :
   • mettre une machine à café professionnelle et faire payer le café permet de diminuer le coût lié à la pause café. Vous pouvez même dégager quelques euros pour couvrir les coûts des produits annexes comme le sucre, le lait, etc. Attention, vous n’en ferez jamais des bénéfices fous, voir, vous aurez du mal à atteindre la rentabilité (cf inconvénients plus bas)

Inconvénients

1. Plus de plaintes des employés :
   • quand le café payant, le consommateur va naturellement augmenter son degré d’exigence et va s’attendre à un café de très haute qualité servi dans une machine à café irréprochable. Les office managers qui mettent du café payant au bureau ont systématiquement plus de plaintes venant de leurs collaborateurs qu’avec du café gratuit.
2. Coût élevé :
   • un monnayeur, c’est un système additionnel à connecter sur la machine qui augmente le coût de la machine. De manière générale, que ce soit en location ou à l’achat, une machine avec monnayeur coûte 15% plus cher qu’une machine sans système de paiement.
3. Pas de solution idéale :
   • Gestion du cash pénible → si vous optez pour une machine à café avec monnayeur en espèces, vous devrez récupérer le cash et le déposer à la banque. Et vous aurez certainement des demandes de collaborateurs pour venir changer leur billet en pièces. Du travail en plus pour votre OM donc.
   • Options cashless coûteuses → frais de dossier au démarrage, abonnement mensuel, commission sur les transactions, … La liste est longue (et souvent insoupçonnées). Demandez à n’importe quel commerçant ce qu’il paie pour accepter les paiements par carte ! Très souvent, le gain généré par la vente des cafés couvrent à peine les frais supplémentaires liés au module de paiement.
4. Inadapté aux petites structures :
   • les modules de paiement sont disponibles uniquement sur des modèles assez haut débit : si votre équipe consomme moins de 60 tasses / jour, vous ne vous y retrouverez pas.
5. Image employeur amochée :
   • de nos jours, de nombreux employeurs proposent du café gratuit au bureau. Si vous optez pour du café payant, vous risquez de renvoyer une image négative auprès de vos employés.
6.  Augmentation de problèmes techniques :
   • sur la plupart des machines, les boîtiers de paiement ne sont pas intégrés nativement dans l’appareil : cela ajoute fatalement un point de friction et augmente les possibles bugs (une pièce qui reste coincée, une carte de paiement rechargeable qui se démagnétise…). D’autant qu’il s’agit de systèmes électroniques complexes qui ne sont pas faciles à gérer pour le gestionnaire de café du bureau.
7. Difficile d’offrir du café aux invités :
   • lorsque vous avez une machine avec du café payant, c’est un peu galère pour offrir du café à vos clients ou partenaires qui viennent chez vous. Il faudra bidouiller des solutions bancales avec l’office manager et la compta pour se faire rembourser…

Le match est sans appel : de notre point de vue, si cela est possible pour vous, on déconseille le café payant dans la plupart des situations.

Attention, dans tous les cas, il est primordial d’avoir un responsable café présent au bureau pour gérer les éventuels problèmes de monnayeur et les contacts avec le service de dépannage.

Si vous êtes convaincu que vous devez faire payer le café à vos employés, vous vous demandez sûrement quel prix fixer pour un café. En bas de cet article, je vous donne tous les éléments à prendre en compte pour déterminer le coût d’une tasse de café.

Comment déterminer le prix du café au bureau

Fixer le bon prix pour le café en entreprise est un équilibre délicat. L’idée à suivre est de couvrir les frais liés à la machine, à l’entretien et aux matières premières. Si vous cherchez à faire du profit, vous risquez de vite déchanter car vos employés seront mécontents. Ils auront tôt fait d’apporter leur thermos et vous aurez bien du mal à rentabiliser quoi que ce soit.

Entre rentabilité et break-even

L’idée sous-jacente ici, c’est de savoir combien vous coûte le poste « café » en temps qu’employeur. C’est là le nerf de la guerre, le point de tension qui fait que l’on se pose la question d’offrir ou non le café en premier lieu !

Nous avons un article dédié qui explore en profondeur Comment estimer le prix d’une machine à café en entreprise. Bien sûr, d’une TPE avec 8 personnes qui boivent 2 cafés par jour, à une grande usine où les ateliers accueillent des centaines ouvriers 24h/24h, il n’y a pas les mêmes contraintes, ni les mêmes budgets. Mais dans les grandes lignes :

• Pour une PME standard, chez Javry, le coût moyen d’une tasse de café revient à 30 centimes.
• Si nous ajoutons à cela les frais lié au système de paiement, ce prix monte à 50 centimes par café.

De là, 2 options s’offrent à vous :

1. Faire payer le café juste pour couvrir cette différence, et amortir l’option de paiement.
   • Dans ce cas, visez un tarif symbolique autour de 0,20 € l’expresso et 0,30€ pour les boissons élaborées (flat white, cappuccino…)
2. Tenter d’atteindre un coût nul sur l’ensemble du poste, et rentrer pleinement dans vos frais.
   • Dans ce cas, il faudra faire payer le café au moins 50 cts par tasse.

Entre les deux, notre recommandation est de viser le prix coûtant, ou légèrement inférieur, pour permettre aux salariés d’accéder à un café de qualité sans que l’entreprise ne supporte l’intégralité des dépenses.

Le café gratuit en entreprise, un avantage en nature ?

Une autre question souvent soulevé par le sujet, que nous décidons donc d’aborder ! Offrir du café gratuit au bureau peut soulever une question fiscale : s’agit-il d’un avantage en nature imposable pour l’employé ?

En Belgique comme en France, la réponse est claire : le café mis à disposition dans l’entreprise est considéré comme un avantage collectif lié aux conditions de travail, et non comme un avantage en nature individuel.

Concrètement, cela signifie que ni l’employé ni l’employeur n’ont à déclarer ou payer d’impôt spécifique sur ce poste. Pour l’entreprise, ces frais de café sont généralement comptabilisés comme charges déductibles, au même titre que d’autres frais de fonctionnement liés au bien-être des salariés.

Cette approche encourage d’ailleurs de plus en plus de sociétés à offrir le café gratuitement, car le coût fiscal est nul alors que l’impact positif sur l’image employeur et la satisfaction des collaborateurs est réel.

💡 Voir aussi : quelle imputation comptable pour le café en entreprise en France et en Belgique

Conditions qui pourraient changer la qualification

Pour que le café gratuit devienne un avantage en nature imposable, il faudrait généralement :

• que sa mise à disposition soit routinière et collective, sans limite,
• que sa consommation soit utilisée hors poste de travail strictement professionnel (usage privé),
• que le coût total supporté par l’entreprise dépasse une certaine somme, ce qui rendrait l’avantage non négligeable,
• ou que des dispositions conventionnelles ou de contrat formel le mentionnent comme avantage.

Quelles alternatives ?

Vous avez envie d’offrir le café mais pour l’heure, mais votre budget ne le permet pas ? Il existe des modèles hybrides qui allient convivialité et maîtrise des coûts :

• Freemium : l’expresso de base gratuit, et des options premium payantes (cappuccino, latte macchiato, chocolat chaud…)
• Subvention partielle : l’entreprise paie une partie du café et l’employé complète le reste. Exemple : une tasse revient à 0,30 €, l’entreprise prend 0,15 € en charge et l’utilisateur paie 0,15 €.
• Crédit café mensuel : chaque collaborateur dispose d’un budget café offert (par ex. 20 cafés par mois), et au-delà, les consommations supplémentaires sont payantes.
• Jouer collectif : dans une TPE ou une start-up, on peut envisager que l’entreprise achète la machine à café, mais que ce sont les employés qui s’occupent d’amener leurs dosettes ou leur café moulu pour la remplir.

Ces alternatives sont intéressantes car elles permettent un bon compromis et impliquent les employés dans le choix de la qualité et du type de café consommé, tout en gardant une image positive de l’entreprise. Maintenant que vous avez eu toutes ces pistes de réflexion, à vous de prendre la décision finale. Alors ? Café gratuit ou payant ?