La consommation moyenne de café en France est de 2 tasses par jour, et ce n’est pas parce que nous sommes au travail que cela s’arrête, bien au contraire. Institution ancrée dans nos habitudes, le café a de nombreux effets positifs au travail.
Dès lors, chaque dirigeant·e, space-manager, office manager ou DRH s’est déjà posé la question : quelles options existent pour répondre aux besoins en café des équipes ? On retrace ensemble les différentes solutions café en entreprise possibles, avec pour chacune, avantages, inconvénients, et à qui on les conseille !
Distributeurs à café en full-service
Cette solution café consiste à installer un ou plusieurs grands distributeurs à café sur pied (aussi appelés distributeurs à café automatiques en free standing).
Avec ce genre d’appareil, il est déconseillé de vous en occuper vous-même car c’est assez technique et chronophage. Vous devez donc prendre une solution café en full-service. Avec une machine à café en Full Service, c’est votre prestataire de café qui fait un passage chaque jour pour remplir les réservoirs de café et d’eau, faire l’entretien quotidien, ajouter des gobelets et des touillettes, etc.
✅ AVANTAGES
- vous n’avez rien à gérer après avoir lancé le contrat : le prestataire s’occupe de tout.
- offre de boissons chaudes variées: ces distributeurs pour entreprises intègrent souvent d’autres boissons chaudes comme des potages, du chocolat chaud, des thés, …
⚠️ INCONVÉNIENTS
- qualité du café moyenne: si vous optez pour un distributeur avec du café soluble instantané, vous aurez un résultat médiocre. Si vous optez pour un distributeur avec du café en grains, le résultat sera meilleur mais il n’égalera jamais une machine à café automatique spécialisée (comme Jura ou Delonghi)
- vous n’avez pas la main et ne pourrez donc pas intervenir en cas de rupture de stock de café, vous devrez attendre l’intervention du fournisseur.
🎯 POUR QUI ?
La solution café en full-service est idéale pour des grosses structures occupant plusieurs étages, comme le siège d’une grande entreprise ou un hôpital, et pour des endroits de passage où il y a un très haut débit de boissons, comme un centre commercial ou une station services.
Avec cette solution, vous avez un coût fixe mensuel assez élevé (le coût du full service). Cependant, si vous ramenez ce coût au coût par tasse, vous arrivez à un coût par tasse moyen. Ce coût par tasse peut être facilement diminué si vous optez pour du café de mauvaise qualité et/ou du café soluble.
Machine automatique avec un prestataire
Ici, il s’agit d’installer une machine à grains full automatique professionnelle (ex: Jura, Delonghi, Saeco, …) dans la salle de pause, le coin café ou la cuisine du bureau. Vous gérez la machine au quotidien mais vous êtes aidé·e par un prestataire pour la maintenance annuelle plus large et le dépannage en cas de panne.
Autrement dit, vous vous occupez de remplir le réservoir à grains, le réservoir d’eau & cie et vous gérez le petit entretien hebdomadaire (vider les bacs, nettoyage, détartrage, …). Le prestataire café externe, quant à lui, intervient pour dépanner ou remplacer la machine si il y a un problème et il fait généralement un entretien annuel proactif.
C’est cette solution que nous, Javry, proposons en temps que fournisseur de café pour entreprise.
✅ AVANTAGES
- moins cher que le full-service car vous prenez en charge une partie de la « maintenance » de la machine ;
- vous avez accès à un support client et un service dépannage qui vous garantit une machine fonctionnelle en permanence ;
- vous avez la possibilité de louer votre machine à café plutôt que de l’acheter, cela vous évite de dépenser plusieurs milliers d’euros en un coup ;
- un café de haute qualité car (1) les machines full automatiques offrent une qualité en tasse plus élevée que les distributeurs et (2) vous bénéficierez de café en grains ;
- il existe de très nombreux modèles et vous pourrez donc choisir LA machine parfaite en fonction du nombre de consommations voulues, de l’esthétique, de la taille, des boissons proposées, … ;
- le modèle de machine peut évoluer avec vos besoins: si vous louez votre machine auprès d’un prestataire, vous pourrez facilement changer de modèle si votre entreprise grandit et que vous avez besoin d’une plus grosse machine.
⚠️ INCONVÉNIENTS
- vous gérez vous-même l’entretien de la machine (détartrage, rapide nettoyage le soir, etc) et devrez éduquer vos employé·e·s à une utilisation consciencieuse ;
- cela demande un peu de temps à l’office manager (ou à la personne en charge de la vie quotidienne dans votre équipe) pour gérer le suivi du stock, les commandes, etc. Ceci dit, ça peut être vite réglé grâce à un abonnement de café d’entreprise 😉
🎯 POUR QUI ?
Cette solution café est idéale pour les PME de 20 à 150 employé·e·s. C’est un compromis idéal en terme de prix, de qualité, et de facilité de gestion / d’implantation de la solution ! Vous vous assurez d’avoir du bon café par une bonne machine sans avoir une solution trop compliqué à mettre en oeuvre.
Machine automatique sans prestataire
Cette option consiste à acheter vous-même une machine automatique sans signer de contrat de maintenance auprès d’un fournisseur de café professionnel.
✅ AVANTAGES
Grosso modo, vous aurez les mêmes avantages que la solution précédente tout en étant plus libre:
- moins cher que le full service puisque vous êtes seul à bord ;
- vous bénéficiez d’un café de qualité ;
- vous pourrez choisir parmi un très large choix de machines (toutes celles du commerce à vrai dire) ;
- vous buvez ce que vous voulez car vous n’êtes pas lié à un prestataire par un contrat et vous pouvez choisir la marque de café de votre choix.
⚠️ INCONVÉNIENTS
- vous devez gérer vous-même les réparations en cas panne et vous risquez de vous retrouver sans machine à café pendant plusieurs semaines ;
- pas de machine de remplacement en cas de panne ;
- pas de flexibilité machine : si votre machine devient trop petite ou trop grande pour votre équipe, vous devrez la revendre et en acheter une nouvelle ;
- nécessite un investissement financier initial important.
Si vous savez qu’une machine full automatique est idéale pour votre entreprise, mais que vous hésitez entre la location et l’achat, vous pouvez lire notre article complet qui liste les avantages de la location de machine à café en entreprise.
Coffee corner avec barista
Ici, la solution café est accompagnée d’une prestation de service à la personne, donc avec un contact client humanisée. On n’interagit pas avec une machine à café, on commande à un barista. Ce dernier peut avoir un coffee-corner dédié (fixe ou à la manière d’un food-truck), ou bien faire partie du personnel de la cafétéria d’entreprise.
✅ AVANTAGES
- vous proposez une expérience de qualité : si vous recevez souvent des clients importants pour des réunions ou des négociations, cette solution café apporte beaucoup de panache et de crédit.
- l’offre sera très variée et le café vraiment bon en tasse car réalisé par un professionnel.
⚠️ INCONVÉNIENTS
- c’est la solution la plus coûteuse car en plus de l’aménagement (meuble, etc), du matériel (tasses, etc) et des matières premières (cafés, laits, etc) vous devez en plus rémunérer le barista bien évidemment.
🎯 POUR QUI ?
C’est une bonne solution pour les grandes entreprises avec de nombreuses personnes dans l’immeuble, qui ont un espace pause ou cantine assez grand ET qui veulent proposer un café de haute qualité.
Cela peut aussi être pertinent dans un campus avec plusieurs sièges, un hôpital, ou autre lieu d’accueil de public. Dans ce cas, il est nécessaire (1) d’avoir beaucoup de passage et (2) de faire payer le café pour amortir les coûts.
Petites machines à capsules ou dosettes
Machine à dosettes Senseo, machine à capsules Nespresso, percolateur ou cafetière manuelle… Vous pouvez opter pour des machines qui sont habituellement utilisées à la maison et les intégrer dans un espace professionnel en guise de solution café pour votre entreprise. Vous les achetez comme vous achèteriez une petite imprimante de bureau, en toute autonomie.
✅ AVANTAGES
- on trouve de telles machines à des prix très abordables facilement et partout ;
- tout le monde est habitué à leur utilisation, il n’y a pas besoin de formation particulière ;
⚠️ INCONVÉNIENTS
- vous devez acheter vous-même régulièrement les dosettes ou le café pour remplir les machines ;
- vous n’êtes pas épaulé en cas de panne ou de questionnement, à part en cas de panne intervenant durant la période de garantie de votre vendeur d’électroménager ;
🎯 POUR QUI ?
Cette solution café est idéale pour une TPE ou une start-up avec moins de 10 personnes qui souhaite du café au bureau à faible coût. Cette solution est également envisageable dans un tiers-lieu qui met à disposition des salles de réunions et inclut dans son forfait le café fourni.
Cette solution de « petite machine à café » pourrait être envisagée dans une PME plus grande (entre 10 et 50 personnes), mais dans ce cas, il faut augmenter le nombre de machines à disposition (ce qui augmente les coûts d’achat). De plus, il y a un gros risque de sur-utilisation des machines et donc de pannes fréquentes.
Bien que envisageable, nous ne conseillons donc pas cette option pour une entreprise de plus de 10 personnes: la solution tiendra quelques semaines puis vous et vos employés en auront tellement marre que vous passerez vers une solution de machine à grains professionnelle et vous pourrez jeter vos petites machines à capsules.
Ne pas proposer de café
Une solution peut également être de ne pas proposer de café au bureau ! Vous pouvez décidez que le café n’est pas de votre ressort, et que vous êtes pas tenu de remplir les tasses de ceux qui arpentent vos bureaux. Ils peuvent alors soit amener leur propre thermos, soit attraper un café à emporter dans une boutique non loin ou sur le chemin du travail.
✅ AVANTAGES
- c’est une solution particulièrement économe et qui vous libèrera du temps, c’est certain ! Mais c’est à peu près tout…
⚠️ INCONVÉNIENTS
- le café est souvent un incontournable dans le monde du travail, et ne pas le proposer pourrait sérieusement entacher votre marque employeur (et c’est aussi le cas si vous décidez de rendre le café payant au travail).
- si vos équipes doivent quitter les lieux et traverser la rue pour s’approvisionner en caféine, attendez-vous à des pauses café très longues et donc une vraie baisse de productivité.
🎯POUR QUI ?
On ne conseille cette option à personne à vrai dire ! Ceci dit, si vous voulez vraiment ne pas proposer de café au bureau, alors assurez-vous au minimum des éléments suivants:
- vous fournissez au minimum un chauffe-eau au bureau ;
- votre bureau est situé dans une rue commerçante où il est possible de s’acheter un café à emporter ;
- il est facile de sortir et de rentrer du bureau (ie: il ne faut pas descendre 5 escaliers et passer 3 portes à badge).
Peu importe la solution que vous choisirez, ne vous hâtez pas sur cette étape de la vie de votre entreprise : la pause-café a un rôle essentiel au travail, il ne faut pas la négliger !
