En entreprise, le café fait partie des indispensables du quotidien. Mais lorsqu’il s’agit de comptabiliser les dépenses liées aux machines à café, aux consommables ou aux abonnements de livraison, les choses peuvent devenir floues.
Quel compte utiliser ? La TVA est-elle récupérable ? Voici un guide clair pour bien imputer vos dépenses café, conforme au Plan Comptable Général (PCG) des entreprises françaises.
Quels types de dépenses “café” retrouve-t-on en entreprise ?
Les dépenses liées au café ne se limitent pas à l’achat des grains ou capsules de café ! Voici les principaux cas à distinguer :
- Achat de café (en capsules, en grains, moulu…)
- Consommables et accessoires (sucre, gobelets, lait, touillettes…)
- Achat ou location de machine à café
- Abonnements automatiques (que ce soit pour les livraisons de café ou les services comme la maintenant liée aux appareils)
- Café offert aux visiteurs ou clients
- Café à usage exclusif des salariés
👉 La nature de chaque dépense va déterminer l’imputation comptable correcte.
Quel compte utiliser selon le type de dépense ?
Voici un tableau récapitulatif des imputations les plus courantes :
| Type de dépense | Compte comptable suggéré | Détail |
|---|---|---|
| Achat de café pour usage courant | 601 – Achats de fournitures* | Usage quotidien pour les équipes, assimilé à du petit matériel |
| Gobelets, sucre, lait, etc. | 601 – Achats de fournitures* | Accessoires consommables liés à l’usage du café |
| Location de machine à café | 6135 – Locations mobilières | Contrat de location mensuel ou annuel |
| Achat de machine à café | 2183 – Matériel de bureau | Immobilisation si >500€ HT, sinon à passer en charge dans le 606 |
| Café offert aux visiteurs | 6257 – Réceptions | Dépenses d’accueil ou de relations publiques |
| Café considéré comme avantage en nature | 641 – Rémunérations du personnel | Cas particulier : si usage purement personnel ou privatif des salariés |
*Il est possible de créer un sous-compte pour préciser la nature de la dépense, par exemple 601xxx « Achats de fournitures – consommables café ». Cette méthode permet de distinguer clairement ces achats des autres fournitures de bureau ou d’entretien, tout en respectant la logique comptable des charges courantes.
💡 Conseil : Vérifiez les seuils de capitalisation définis dans votre entreprise. Une machine à café achetée <500 € HT peut être comptabilisée en charge au lieu d’une immobilisation.
La TVA, récupérable ou non ?
La TVA est un point sensible lorsqu’il s’agit de consommables comme le café. Voici ce qu’il faut retenir :
- Café destiné aux salariés : la TVA n’est pas récupérable (assimilé à une charge non déductible)
- Café pour les visiteurs ou clients : la TVA peut être récupérable si la dépense est justifiée comme frais de réception ou de représentation
- Location ou achat de machine : la TVA est récupérable si le bien est utilisé dans le cadre de l’activité professionnelle
Astuce : En cas de doute, appuyez-vous sur l’article 206-IV-2 du Code Général des Impôts ou consultez votre expert-comptable.
Bonnes pratiques pour bien gérer votre budget café
Une bonne gestion comptable passe aussi par des pratiques simples mais efficaces :
- Rassembler toutes les factures café (abonnements, consommables, machines)
- Créer un libellé clair dans votre logiciel de compta : “Café – Livraison mensuelle X”, “Location machine à café”, etc.
- Utiliser un fournisseur qui propose une facturation lisible avec séparation des lignes (machine, livraison, café…)
- Budgétiser vos dépenses café dans une ligne dédiée, par exemple dans le poste “Qualité de vie au travail” ou “Confort des salariés”
Nous espérons que cet article vous aidera à gagner du temps en comptabilité et éviter des pièges N’oubliez pas d’en discuter avec des professionnels du milieu pour une parfaite maîtrise du sujet !
Chez Javry, toutes vos factures — qu’il s’agisse de la location de machine à café, des livraisons de café ou des consommables — sont centralisées dans votre espace client en ligne. Vous pouvez les consulter, les télécharger ou les transmettre à votre comptable à tout moment. Un vrai gain de temps pour bien gérer votre comptabilité café.
