Office managers (OM) zijn de garanten voor het goed functioneren van het kantoor en de werkdynamiek die er heerst. Hun rol is veelzijdig en hun taken talrijk. Dus om zich op te stellen voor de rol van OM, zijn er een heel aantal vaardigheden noodzakelijk, zoals kunnen multitasken, snel denken, logisch en efficiënt zijn, een aas van de organisatie zijn en aandachtig zijn voor details… In grote lijnen moet men een ware oplosser zijn van problemen!

Dit zijn dus enkele onmisbare vaardigheden om een goede office manager te zijn.

Beslissingen kunnen nemen en delegeren

Voor een optimaal beheer van de ploegen en een goede relatie met het personeel, zal u vaardigheden nodig hebben in management. U moet beslissingen kunnen nemen, conflicten leren oplossen en taken delegeren, deze verdelen en de uitvoering ervan controleren om te garanderen dat er resultaat is.

kwaliteit van een officemanager

Een budget en prioriteiten kunnen opstellen

Uw verantwoordelijkheden includeren ook deze van het bestellen van de juiste goederen en kantoor-verbruiksartikelen (zoals eerlijke koffie bijvoorbeeld ;-)), in de juiste termijnen, waarbij u een precies budget respecteert. Uw vermogen om de behoeften van het kantoor in goederen te voorspellen is essentieel voor het goed verlopen van het werk voor iedereen. Dus, bovenop in aanraking te komen met de boekhouding van het bedrijf voor deze verschillende kantoor-aankopen, zal u soms inzicht moeten vertonen om de nodige dingen te bestellen.

Vermogen om te luisteren

Naar uw collega’s luisteren zou u (evenals heel het kantoor) veel problemen kunnen besparen, omdat dit u de mogelijkheid biedt om een oogje te houden op wat er gebeurt intern binnen het bedrijf en u zo kan toezien op de tevredenheid van het personeel, om een goed rendement te verzekeren bij uw bazen.

Luisteren: competentie van een officemanager

Papierwerk kunnen beheren

Als kantoormanager, zal u verschillende administratieve taken, zoals facturen en de post beheren, afspraken plannen, enz. moeten uitvoeren. Natuurlijk, in uw kwaliteit als manager, zal u het werk doorsturen naar de juiste personen, maar voor een goede taakverdeling en een betere controle over de kwaliteit, moet u de basisconcepten van administratiewerk begrijpen.

Kwaliteit van een officemanager

Personeel kunnen aannemen en ontslaan

In het kader van uw functies, is het mogelijk dat u sollicitatiegesprekken moet houden of werknemers ontslaan. Meestal worden deze taken uitgevoerd door het departement van personeelszaken, maar in de kleinere KMO's kan de OM deze rol ook opnemen. Uw goede kennis van het personeel zal dus een belangrijke troef zijn om mensen aan te nemen, maar zou een doorn in het oog kunnen zijn als u iemand moet ontslaan.

Tot slot

Om een goede kantoormanager te zijn, moet u een super Ninja zijn en voor geen enkele uitdaging uit de weg gaan. Eens boekhouder, soms PZ of op de bank van de secretarissen, u wisselt af tussen verschillende functies, terwijl u een oogje houdt op het kantoor. Eigenlijk bent u een beetje de Mama of Papa van de ploeg ;-)