Kantoorverhuis

Een kantoorverhuis is meestal geen pretje om te organiseren, zeker als men niet rekening houdt met alle factoren. Maar als deze goed gedaan wordt en van A tot Z georganiseerd is geweest, is er geen reden dat het slecht afloopt! Om zeker te zijn dat u niets vergeten bent voor het grote vertrek, hier een kleine lijst van 15 zaken die men niet mag vergeten of waarmee men rekening moet houden wanneer men een bedrijfsverhuis voorbereidt.

Om u de taak gemakkelijker te maken, hebben we het proces in 3 verschillende delen opgedeeld:

Voor het verhuis

1. Een duidelijk en gedetailleerd plan hebben

Ten eerste moet men een duidelijk idee hebben van wat het verhuis zal voorstellen voor het bedrijf: wordt het groter en heeft het plaats nodig? Het huurcontract komt ten einde? De zaken hebben geëvolueerd en er is nood aan een warenhuis? Wat de reden ook is, de beste oplossing om goed te beginnen is het maken van een duidelijke lijst van taken. Deze helpt u om duidelijk te zien wat er te doen zal zijn en wat er al gedaan is geweest. Wat ook heel belangrijk is om op te stellen, is een duidelijke kalender met alle data voor de verschillende stappen en proberen om de planning te volgen en zo geen achterstand te hebben die het proces zal vertragen.

2. Rekening houden met het huurcontract

De Belgische wetgeving stelt dat men de verzaking minstens 3 maanden op voorhand voor het einde van een driejarige periode moet aankondigen. Vergeet dit dus niet te doen voor het te laat is! Echter kan het zijn dat er een ander termijn in uw contract wordt vermeld.

Rekening houden met het huurcontract

3. Een verantwoordelijk en betrouwbaar team aanduiden

Een verhuizing is een grote verandering die veel organisatie en voorbereiding vergt. Daarom moet men dit niet alleen regelen! Het is belangrijk dat u betrouwbare collega’s hebt die u elke dag kunnen helpen. Bijvoorbeeld om de opmerkingen van de werknemers na te gaan, problemen in verband met het verhuis op te lossen...

Het is cruciaal dat u taken kan delegeren!

4. Communiceer zo vroeg mogelijk met de werknemers

Communicatie in een bedrijf is heel belangrijk. Daarom moet men absoluut communiceren met de werknemers over het verhuis in grote lijnen, en dit zo snel mogelijk. Enerzijds worden ze betrokken bij het project, wat gunstig is indien iedereen meewerkt, en anderzijds zal u geen problemen hebben met ontevreden werknemers die het nieuws op het laatste moment gehoord hebben!

Communiceer zo vroeg mogelijk met de werknemers

5. Het bedrijfszetel aangeven en/of het hoofdkantoor wijzigen

Indien u verhuist, mag u niet vergeten om het adres te veranderen in het KBO (Kruispuntbank van Ondernemingen), pas op, dit kan kostelijk zijn! Het bedrijfszetel is ingeschreven in de statuten, dus u zal ook uw statuut in het Belgisch Staatsblad moeten veranderen.

6. Uw leveranciers contacteren

Het is belangrijk om uw leveranciers zo snel mogelijk te contacteren. Denk aan de verschillende verbruiksmeters:

  • van water,
  • van gas,
  • van elektriciteit.

Denk ook aan uw andere leveranciers bij wie u een abonnement heeft, zodat ze uw gegevens kunnen bijwerken:

7. Denk aan de toegankelijkheid van uw nieuwe werkplaats

Voor u verhuist, is het belangrijk om de werknemers te voorzien van een toegangsplan van het nieuwe kantoor en de middelen om er te geraken: met de auto, fiets, bus, tram, metro, trein… Vergeet ook niet de mogelijkheden om te parkeren te communiceren.

Toegankelijkheid van uw nieuwe werkplaats

Tijdens het verhuis

1. Een team verzamelen

Als het verhuis grootschalig is, is het beter omberoep te doen op professionele verhuisdiensten zoals Dockx-Movers ou Potiez-Deman. Men moet echter wel de kartonnen dozen goed voorbereiden om ze later makkelijk terug te vinden ! U kan dit ook zelf doen en waarom ook niet er een teambuilding van maken?

2. De spullen sorteren tijdens de voorbereiding van de dozen

Het verhuis is een goede gelegenheid om een grote sortering te maken van de spullen. Deel de verschillende dozen op per kleur in functie van de afdeling of van de werknemers. Stel ook afvalzakken ter beschikking aan uw werknemers zodat ze kunnen weggooien wat ze niet meenemen.

De spullen sorteren tijdens de voorbereiding van de dozen

3. Kuis voor u vertrekt en voor u toekomt

Op het moment van vertrek, moet u een laatste keer een grote kuisbeurt houden in het kantoor zodat deze proper is. U moet ook nakijken in het huurcontract of u het kantoor in de oorspronkelijke staat moet achterlaten (verf aan de muren, vloeren…). U kan ook een grote kuisbeurt houden in het nieuwe kantoor voor de aankomst van uw teams, het is altijd aangenamer om in een propere ruimte toe te komen!

Na het verhuis

1. Uw website bijwerken

Meestal vindt men meerdere keren het adres van uw bedrijf op websites (in het tabblad contact, onderaan de pagina, enz.). Vergeet deze niet te veranderen zodat uw informatie up-to-date is.

2. Officiële documenten bijwerken

Uw adres staat op uw officiële documenten, onder andere:

  • uw contracten met uw klanten/leveranciers
  • uw facturen
  • vuw leveringsbonnen
  • uw email handtekeningen
  • ...

Vergeet deze niet bij te werken, het is een taak die zo snel mogelijk na het verhuis moet gedaan worden. U zal ook moeten vragen aan elke werknemer om de nodige aanpassingen te maken (email handtekeningen, enz.).

documenten

3. Nieuwe visitekaartjes maken

Als uw oud adres op de visitekaartjes van uw bedrijf staat, zal u er nieuwe moeten maken! Dat is pech, maar het moet gebeuren ;-)

4. De inrichting van het kantoor veranderen

Uw recent verhuis in uw nieuwe lokalen zal u misschien ideeën geven voor een nieuwe inrichting. Het is dus de beste gelegenheid om deze te veranderen ;)

5. Een kleine receptie houden voor het nieuwe kantoor

Nadat u verhuisd bent, kan u een kleine receptie houden met uw collega’s voor de gelegenheid en om het nieuwe kantoor van uw bedrijf in te wijden.

6. Hou een enquête 1 maand na het verhuis

U kan een tevredenheidsenquête doen bij uw collega’s om na te gaan of ze gelukkig zijn in het nieuwe kantoor. Indien sommige werknemers niet blij zijn, kan u met hen nadenken over oplossingen om het nieuwe kantoor te verbeteren.

tevredenheidsenquête

Het verhuis van een bedrijf is enorm veel werk op vlak van organisatie. Daarom moet men vanaf het begin vertrouwenspersonen hebben om het verhuis op de beste manier te organiseren. Ook moet men zeker niet vergeten het verhuis te communiceren aan alle collega’s. Vergeet niet om professionele documenten bij te werken en uw leveranciers te contacteren zodat ze uw gegevens kunnen aanpassen.

Ten slotte, vertegenwoordigt een verhuis een vernieuwing voor uw bedrijf, dus twijfel niet om de gelegenheid te markeren met een receptie in uw nieuwe lokalen!

Uw bent recent van kantoor veranderd? Deel dan uw tips en uw ervaring zodat we nieuwe ideeën kunnen delen!