Les office managers (OM) sont les garants du bon fonctionnement du bureau et de la dynamique de travail qui y règne. Leur rôle est multiple et leurs tâches nombreuses, alors pour prétendre au poste d’OM, il y a tout un tas de compétences requises, comme être multitâche, penser de manière rapide, logique et efficace, être un as de l’organisation et être attentif aux détails… En gros être un véritable solutionneur de problèmes !

Voici donc quelques compétences indispensables pour être un bon office manager.

Savoir prendre des décisions et déléguer

Pour une gestion optimale des équipes et une bonne relation avec le personnel, vous aurez besoin de compétences en management. Vous devrez prendre des décisions, apprendre à résoudre des conflits et à déléguer des tâches, les répartir et en contrôler l’exécution afin de s’assurer qu’il y a du résultat.

qualité d'un office manager

Savoir établir un budget et des priorités

Parmi vos responsabilités figure aussi celle de commander les bonnes fournitures et consommables de bureau (comme du café équitable par exemple ;-)), dans les bons délais, tout en respectant un budget précis. Votre capacité à anticiper les besoins du bureau en fournitures est essentielle au bon déroulement du travail de tous. Donc, en plus de toucher à l’aspect comptable de la boîte pour ces différents achats de bureau, vous devrez parfois faire preuve de clairvoyance pour commander ce qu’il faut.

Être à l’écoute

Etre à l’écoute de vos collègues pourrait vous sauver bien des ennuis (ainsi qu’à tout le bureau), car cela vous permettra de garder un oeil sur ce qu’il se passe au sein de l’entreprise en interne et de veiller à la satisfaction du personnel, pour assurer un bon rendement auprès de vos supérieurs.

Ecouter: compétence d'un office manager

Savoir gérer de la paperasse

En tant que gestionnaire de bureau, vous aurez à compléter différentes tâches administratives telles que la gestion de factures, la gestion du courrier, la planification de rendez-vous, etc. Bien sûr, en votre qualité de gestionnaire, vous pourrez rediriger le travail vers les bonnes personnes, mais pour une bonne répartition des tâches et un meilleur contrôle de qualité, vous devez comprendre les notions de base d’un boulot dans l’administration.

Qualité d'un gestionnaire de bureau

Savoir embaucher et congédier du personnel

Dans le cadre de vos fonctions, il est possible que vous ayez à mener des entretiens d’embauche ou à congédier des employés. Généralement, ces tâches incombent plutôt au département des ressources humaines, mais dans de plus petites PMEs, l’OM peut aussi assumer ce rôle. Votre bonne connaissance du personnel sera donc un atout précieux pour engager mais pourra s’avérer une épine dans le pied lorsque vous devrez licencier quelqu’un.

En conclusion

Pour être un bon gestionnaire de bureau, vous devez être un super Ninja et ne reculer devant aucun défi. Tantôt comptable, parfois RH ou sur le banc des secrétaires, vous jonglerez entre plusieurs fonctions différentes, tout en gardant un oeil sur le bureau. En fait, vous serez un peu la Mama ou le Papounet de l’équipe ;-)